Johtava globaali markkinatutkimusyhtiö IDC toteutti yleiseurooppalaisen tutkimuksen¹, jossa ilmeni, että tietohallintopäälliköt ymmärtävät tarpeen hallita tietoa ja asiakirjoja tehokkaammin kaikissa liiketoimintayksiköissä. He eivät kuitenkaan ole varmoja siitä, miten tämä tulisi tehdä.
IDC ennustaa, että vuoteen 2020 mennessä digitaalisen tiedon määrä kasvaa 30-kertaiseksi, mutta toisaalta sitä hallinnoivien IT-ammattilaisten määrä kasvaa vain 1,4-kertaisesti². Samoin IDC:n mukaan organisaatio, jonka palveluksessa on 1 000 tietotyöntekijää, menettää vuosittain 6 miljoonan dollarin tulot sillä aikaa kun henkilöstö etsii tietoa, luo sitä uudestaan ja muuntaa eri muotoon².
Liiketoimintatiedon hallinta
Kohderyhmät saivat arvioida, kuinka liiketoiminnasta saatu tieto voidaan tehokkaimmin muuntaa yrityksen kannalta arvokkaaksi omaisuudeksi. Tärkeimmiksi mainittiin dokumenttihallinnan keskittäminen ja sen ohella asiakirjojen hallintapalvelujen tuottamien hyötyjen maksimointi. Saatujen tulosten perusteella Ricoh on kehittänyt viiden keskeisen toimenpiteen luettelon, jonka avulla tietohallintopäälliköt voivat hallita eri liiketoimintayksiköiden tietovirtoja jatkossa entistä tehokkaammin
Ricohin viisi ohjetta
Varmista, että huomio on keskitetty ihmisiin: analysoi käyttäjien tapoja toimia ja hanki sen perusteella oikeaa teknologiaa.
Hallitse muutosprosessit tehokkkaasti niin, että investoinnit tehdään turvallisesti ja niistä saadaan paras mahdollinen tuotto.
Optimoi asiakirjojen käsittelyprosessit tavalla, joka antaa sijoitukselle parhaan tuoton, jolloin myös talouspäällikkö kannattaa kehittämishanketta.
Valitse palveluntoimittajat, jotka tarjoavat pitkäaikaisia tiedonhallintapalveluja eivätkä pelkkää nopea toteutus ja seuraava projekti -toimintatapaa, ts. luodaan toimittajien kanssa aitoja kumppanuussuhteita ja laaditaan liiketoimintamalleja, joilla pitkän tähtäimen toiminnasta saadaan suunnitelmallista ja tuottavaa.
Toteutetaan parhaita käytäntöjä tuottavia teknisiä ratkaisuja, jotka on laadittu toimimaan varmalla pohjalla - innovaatioiden tulee olla asiakassuuntautuneita.
Lisätietoja on ladattavissa kehittämisraporteissamme (Englanti):
Managing Documents for Success in the New Business Information Paradigm
Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow’s Information Costs
Lisätietoja: mds@ricoh-europe.com
Alaviitteet:
1Ryhmässä oli yli 250 tietohallintopäällikköä, jotka toimivat yhdeksän Euroopan maan markkinoilla, ja he pohtivat oman työnsä yhä suurempien tiedonhallintamäärien asettamia haasteita. Markkina-alueet olivat: Itävalta, Belgia, Ranska, Saksa, Italia, Alankomaat, Espanja, Sveitsi ja Iso-Britannia/Irlanti. Tutkimus toteutettiin lokakuussa 2010.
2The Digital Universe Decade – Are You Ready? (Digitaalisen universumin vuosikymmen – Oletko valmis?) toukokuu 2010, ja EMC:n sponsoroima IDC iView.
3IDC-lähderaportti: Hidden Costs of Information (Tiedon piilokustannukset): edistymisraportti, IDC#217936, 2009.
