Etusivu
Insights
Blogs
Document Management - On Premises or Cloud?

Asiakirjahallinta – paikallisesti vai pilvessä?

image

SaaS pilvessä: joustava asiakirjahallinta mahdollisimman pienellä vaivalla

Pitkään organisaatioissa oli eniten käytössä paikallisia ohjelmistoratkaisuja. Organisaatiot ostivat tarvittavien ohjelmien lisenssejä ja asensivat ne paikallisesti tietokoneisiin tai yrityksen palvelimille. 
 
Tätä mallia on nykyisin korvaamassa SaaS-palvelu (Software as a Service). Ohjelmisto pysyy palveluntarjoajan palvelimilla, ja käyttäjät käyttävät järjestelmää pilvessä. Tämä kehitys perustuu pilven tarjoamiin etuihin, joista voidaan erityisesti hyötyä ​​asiakirjahallinnassa. Tärkeimpiä etuja ovat seuraavat:​ 
  1. Säästöt ja pienemmät kustannusriskit​
  2. Vain vähän IT:hen liittyvää työtä​
  3. Paikasta riippumaton pääsy tietoihin​
  4. Tehokkuus ja tietoturva​ 
 
Tarkastellaan yksityiskohtaisesti, miten yrityksesi voi hyötyä näistä:​

1. Säästöjä ja pienempiä kustannusriskejä SaaS-ratkaisuilla

  • Kun käytetään paikallista ratkaisua, ohjelmiston käyttöoikeus hankitaan kertamaksulla. Tällöin hankintakustannukset ovat suuria, ja investoinnin riski on vastaavasti korkea. Kun DMS-järjestelmät ovat pilvessä, riskit on minimoitu. Palveluntarjoaja tuo asiakirjahallintajärjestelmän (DMS) saataville omilla palvelimillaan, mistä organisaatio maksaa läpinäkyvän kuukausihinnan. Ratkaisu on joustava, ja sitä voidaan muuttaa milloin tahansa palvelun irtisanomisaika huomioiden. SaaS-mallilla on myös positiivisia vaikutuksia taseeseen: suuret kertakulut voidaan välttää, ja maksuvalmius ja omavaraisuusaste pysyvät korkealla.​ 
  • All-inclusive-hinta, joka sisältää pilvivaihtoehdon: Esimerkiksi tuen, ylläpidon ja päivitysten kaltaiset palvelut sisältyvät pilvivaihtoehdon kuukausihintaan, mikä lisää suunnitteluvarmuutta. Lisäksi palveluntarjoaja vastaa teknisistä toiminnoista, jolloin he myös kantavat niihin liittyvät taloudelliset riskit. Asiakkaana sinun ei tarvitse huolehtia yllättävistä lisäkuluista.

2. Vain vähän IT:hen liittyvää työtä pilvipalvelujen ansiosta

Kun yrityksillä on käytössä paikalliset ratkaisut, ne tarvitsevat paljon IT:hen liittyvää työtä. Yrityksen omien IT-asiantuntijoiden on mukautettava ohjelmistot yksilöllisiin vaatimuksiin, tehtävä ylläpitotöitä ja huolehdittava yrityksen palvelimen tietoturvasta. Nämä tehtävät voidaan ulkoistaa SaaS-ratkaisulla. 
 
Näin yrityksessä voidaan keskittyä täysillä varsinaiseen liiketoimintaan, ja IT-osaston työkuorma on huomattavasti pienempi.
Location-independent access to data

3. Paikasta riippumaton pääsy tietoihin

Joustavan työskentelyn trendi on jatkunut myös pandemian jälkeen: monet organisaatiot ja työntekijät ovat huomanneet etätyön edut. Digitaalinen asiakirjahallinta pilvessä on etätyön keskeinen vaatimus. 
 
Kun käytössä on paikallinen ratkaisu, toiminnassa ollaan sidottuja organisaation pääkonttorin infrastruktuuriin. Pilviratkaisulla tietoja ja asiakirjoja voidaan kuitenkin käyttää mistä tahansa. Tunnistautumiseen riittää salasana, sormenjälki tai muu suojausmekanismi. 
 
Pilviratkaisut helpottavat työntekijöiden työskentelyä yrityksen tiloissa, mutta sama pätee myös työntekijöihin tai itsenäisiin alihankkijoihin, jotka työskentelevät esimerkiksi junassa tai ovat kokouksessa muualla kuin yrityksen tiloissa.

4. Lisää tehokkuutta kattavalla digitalisoinnilla

Monille yrityksille digitaalinen asiakirjahallinta on ensimmäinen vaihe kohti laajempaa digitalisointia. Kattavalla DMS-järjestelmällä kaikista operatiivisista prosesseista tulee tehokkaampia. Useiden työvaiheiden automatisointi vähentää tiimien hallinnollista työkuormaa. 
 
Lisäksi tiedostojen selkeä arkistointi pilveen takaa, että ne löydetään nopeasti. Pääkonttorille ei enää tarvita mittavaa arkistoa, vaan tilat voidaan käyttää johonkin muuhun.
With comprehensive digitization you gain in efficiency

Ota yhteyttä

Keskustele Ricohin asiantuntijan kanssa

Ota yhteyttä konsulttiimme ja kerro, kuinka voimme auttaa yritystäsi.

Ota yhteyttä