Etusivu
Insights
Blogs
steps to introducing a document management system

Asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönoton 10 vaihetta

image

Monissa organisaatioissa käytetään nykyään sekä paperisia ja digitaalia prosesseja.

Kun sovelluksia on hankittu tiettyyn välittömään tarpeeseen, ne ovat oletettavasti toimineet odotusten mukaisesti. Organisaation monimutkaisuuden kasvaessa nykyiset prosessit eivät ehkä enää sovellukaan käyttötarkoitukseensa. 
 
Otetaan esimerkiksi asiakirjahallinta. Se toteutetaan todennäköisesti digitaalisella ratkaisulla, johon on yhdistetty fyysistä tallentamista tai työntekijöiden manuaalisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon oikein indeksointi. Tämä prosessi voi toimia hyvin, mutta voi olla aika harkita kattavampaa ratkaisua, joka tekee prosesseista entistäkin tehokkaampia, säästää kuluja ja antaa työntekijöiden keskittyä työhönsä eikä tiedon etsimiseen. Asiakirjahallintajärjestelmän (DMS) käyttöönotto voi tuntua haasteelta, mutta toimimalla järjestelmällisesti ongelmat voidaan välttää. 

1. Vakuuta osallistujat projektin tärkeydestä ja ota asiantuntijaosastot mukaan

DMS-järjestelmän käyttöönotto on monimutkainen ja laaja projekti, joka muuttaa työntekijöiden työskentelytapoja. Luo ryhmähenkeä jo varhaisessa vaiheessa ja ota mukaan kaikki työntekijät ja osastot, joihin prosessi liittyy. Hyödynnä heidän tietämystään, ammattitaitoaan ja asiantuntemustaan.

2. Selvitä nykyinen tilanne perusteellisesti

Projektisuunnittelun hyvän perustan muodostaa yksityiskohtainen tilanneanalyysi: 
  • Mitä asiakirjoja organisaatiossa käytetään?
  • Miten niiden käsittely, indeksointi ja arkistointi tehdään tällä hetkellä?
  • Miksi uusi järjestelmä otetaan käyttöön? 
Luetteloi kaikki tiedot yksityiskohtaisesti ja tee tehtävälista.

3. Määritä tavoitteet

Tilanneanalyysin perusteella määritetään yksityiskohtaiset tavoitteet sen mukaan, mitä halutaan saavuttaa. Määrittele, mitkä asiakirjatyypit digitalisoidaan ja kuinka tietojen kulku järjestetään organisaatiossa. 
 
Tee tärkeä päätös, millä osastoilla ja keillä työntekijöillä on pääsy asiakirjoihin. Ota huomioon esimerkiksi työn tehokkuus, tietosuoja ja tietoturva. Aseta prioriteetit. 

4. Valitse vakiintuneet IT-ammattilaiset kumppaneiksi

Useimmille yrityksille suositellaan IT-palveluntarjoajan toimittamaa all-inclusive-pakettia, joka kattaa kaiken suunnittelusta asennukseen ja tukeen. 
 
Yrityksen on voitava luottaa siihen, että DMS-ohjelmisto toimii sujuvasti ja on helppokäyttöinen. Varmista, että IT-palveluntarjoajalla on tarpeeksi kokemusta ja että se tarjoaa tukea projektin aikana.

5. Järjestä ja toteuta koulutus työntekijöille

Kun työntekijöille tarjotaan riittävä uuden ohjelmiston käyttökoulutus, he saavat hyvän alun prosessiin. Hyvä kumppani tukee koulutuksessa ja auttaa toimimaan parhaiden käytäntöjen mukaan. 
 
Digitaalisen asiakirjahallinnan käyttöönoton vaiheiden suunnittelussa on otettava huomioon työntekijöiden tarvittava osaaminen. Ihannetapauksessa työntekijät voivat aloittaa ohjelmiston käytön heti esittelyn jälkeen. Näin etuja päästään heti hyödyntämään. 
 
Investoi laadukkaisiin koulutuksiin ja työpajoihin. IT-palveluntarjoajasi tulisi tarjota kursseja, joissa päästään harjoittelemaan ohjelmistoja käytännössä.

6. Käyttöönotto: Aloita DMS-ohjelmiston käyttö

Kun valmisteluvaiheet on suoritettu, on suuren muutoksen aika: IT-asiantuntijat ottavat ohjelmiston käyttöön ja työntekijät voivat alkaa käyttää digitaalisia sovelluksia. Aiemman koulutuksen ansiosta heidän pitäisi ymmärtää ja osata käyttää tarvittavia toimintoja. 
 
Siitä huolimatta heille voi tulla myös kysyttävää tai ongelmia, mikä on normaali osa näin suurta muutosta. Sopiva digitaalinen kumppani tukee sinua projektinhallinnassa. Nopeaa tukea tarvitaan erityisesti pieniin ongelmiin.

7. Tue DMS-järjestelmän käyttöä tiiviisti

Asiakirjahallinnan digitalisointi on yleensä keskipitkän tai pitkän aikavälin prosessi. Joskus vasta käytännössä selviää, mihin tarvitaan lisäoptimointia. 
 
Kerää osastojen ja työntekijöiden palautteita järjestelmällisesti.

8. Järjestä arviointityöpajoja

Projektin järjestelmällinen tuki kattaa myös arviointityöpajat, joissa saat kohdennettua palautetta työntekijöiltäsi. Monet päivittäisessä työskentelyssä ilmenevät ongelmat pääsevät unohtumaan. Esimerkiksi jos prosessissa tulee vastaan ongelma tai jollakulla on parannusehdotus, se unohdetaan helposti ilmoittaa eteenpäin. Kun arviointityöpajoja järjestetään säännöllisesti, voit merkitä muistiin tiimin käytännön kokemuksia ja reagoida niihin.

9. Toteuta uusia digitaalisia prosesseja vähitellen

Monet organisaatiot päättävät digitalisoida asiakirjahallintansa vaihe vaiheelta. Pitkälle ajalle jaetusta toteutuksesta saadaan selkeämpi, ja se on paremmin hallinnassa. Prosessiin kuuluu kurssien ja muiden tehtävien järjestämistä jatkuvasti useiden kuukausien tai vuosien ajan. Siksi se on tärkeää suunnitella etukäteen.

10. Jatkuva projektinhallinta: hallinnoi ja hienosäädä

Ajattele asiakirjahallinnan digitalisointia pitkän aikavälin projektina. Tekniset mahdollisuudet – ja yksilölliset tarpeet – voivat muuttua. Siksi organisaatiosi tulisi tarkistaa säännöllisesti, missä määrin nykyinen asiakirjahallintajärjestelmä vastaa tarpeitanne.
Paul Anderson

Paul Anderson

PILVIPALVELUIDEN LIIKETOIMINTAJOHTAJA EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh voi tukea sinua asiakirjahallinnan käyttöönotossa

Uusi DMS-järjestelmä ja prosessi on tärkeää ottaa käyttöön järjestelmällisesti ja koordinoidusti, jotta projekti onnistuu pitkällä aikavälillä. Varmista, että työskentelet digitaalisen kumppanin kanssa, joka voi auttaa tekemään organisaatiossasi tarvittavan toimintamuutoksen tukemalla teitä käyttöönoton kaikissa vaiheissa sekä tarjota koulutusta ja jatkuvaa tukea.
Tutustu prosessiautomaatioratkaisuihimme
Process automation solutions

Ota yhteyttä

Keskustele Ricohin asiantuntijan kanssa

Ota yhteyttä konsulttiimme ja kerro, kuinka voimme auttaa yritystäsi.

Ota yhteyttä