Etusivu
Insights
Blogs
How to file and find documents in 7 steps

Asiakirjojen arkistoinnin ja löytämisen 7 vaihetta

image

Digitalisointi ei automaattisesti tarkoita sitä, että hyötyisit selkeästä arkistoinnista tulevaisuudessa.

Monissa työpaikoissa kömpelöt tai epäjärjestelmälliset asiakirjojen arkistointijärjestelmät heikentävät työn tehokkuutta. Erityisesti paperimuotoinen arkistointi on osoittautunut epätehokkaaksi. Asiakirjan arkistoinnissa tämä manuaalinen vaihe vie tarpeettomasti aikaa, ja asiakirjojen etsimisiin tuhlaantuu turhaan aikaa. Siksi asiakirjojen tallennuksen kattavassa digitalisoinnissa on monia hyviä puolia, ja se säästää myös paperiin, tulostimiin ja arkistointiin liittyviä kuluja. 
 
On kuitenkin oltava tarkkana, sillä digitalisointi ei automaattisesti tarkoita, että voit jatkossa hyötyä selkeästä arkistorakenteesta. Jos asiakirjat arkistoidaan epäjärjestelmällisesti ja tietokoneen tai pilven kansiorakenne on sotkuinen, on digitaalistenkin asiakirjojen löytäminen on vaikeaa. 
 
Ota seuraavat vaiheet huomioon, jotta asiakirjahallinnan ja arkistoinnin digitalisointi sujuu menestyksekkäästi.

1. Suunnittele sopiva kansiorakenne ennen digitalisointia

On suositeltavaa käyttää jäsenneltyä lähestymistapaa uudessa digitaalisten asiakirjojen arkistointijärjestelmässä. Jotkut tekevät sen virheen, että he skannaavat asiakirjoja ja keräävät ne esimerkiksi työpöydälleen. Silloin ne joudutaan seuraavassa vaiheessa järjestämään, mikä puolestaan vie aikaa. 
 
On parempi luoda käyttäjäystävällinen kansiorakenne jo ennen ensimmäisen asiakirjan arkistointia. 
 
Mieti, mitkä kansiot ja kansionimet sopivat käyttötarkoitukseesi. Mitkä kansiot sopivat ylätasolle? Mitä kansiorakennetta haluat käyttää alakansioissa? Käytä aikaa tämän harkintaan, sillä se kannattaa. Rakenteiden muuttaminen myöhemmin on vaivalloista.

2. Valitse tietty kansiojärjestelmä

Voit valita lukuisista eri arkistointijärjestelmistä. On tärkeää välttää seuraavat virheet: 
  • Huonoin vaihtoehto on tallentaa kaikki asiakirjat työpöydälle, sillä silloin ne menevät nopeasti sekaisin.
  • Rajoita kansioiden määrää. Jos kansioita on liikaa, et enää tiedä, missä asiakirjat sijaitsevat.
  • Rajoita myös tasojen määrää. Ihanteellisesti tiedoston voi avata enintään kolmella napsautuksella.
  • Kaikilla tasoilla oleville kansioille on syytä antaa tarkka nimi.

3. Täytä uusi arkistointijärjestelmä tiedostoilla

Nyt voit kopioida tai tallentaa asiakirjat yksittäisiin kansioihin. On parasta aloittaa kaikista niistä asiakirjoista, jotka ovat jo digitaalisessa muodossa. Kopioi kaikki tietokoneen, ulkoisen kiintolevyn ja mobiililaitteiden tiedostot tulevaan digitaaliseen arkistointijärjestelmään. Onko sinulla sähköpostissasi asiakirjaliitteitä, joita ei ole vielä tallennettu järjestelmällisesti? Lisää myös ne arkistointijärjestelmään. 
 
Vasta tämän vaiheen jälkeen on aika kääntää katse paperimuodossa oleviin asiakirjoihin. Skannaa nämä asiakirjat kansio kerrallaan. Voit esimerkiksi aloittaa laskuista ja käsitellä sen jälkeen muut asiakirjatyypit.

4. Maksimoi tehokkuus: digitalisoi asiakirjat kattavasti

Tallenna uudet asiakirjat heti digimuotoon, jotta ne ovat helposti löydettävissä myöhemmin. 
 
Jos päätät käyttää digitaalista asiakirjahallintaa, fyysisten asiakirjojen käyttö tulisi lopettaa vähitellen kokonaan. Jatkossakin yritykseen tulee paperimuodossa joitakin yksittäisiä laskuja tai muita asiakirjoja, kuten vähittäiskaupan kuitteja. Digitalisoi ne välittömästi. Voit käyttää digitalisointiin eri ohjelmistoja. Hyvät kirjanpito-ohjelmistot mahdollistavat kassakuittien digitalisoinnin. 
 
Tällaisen kirjanpito-ohjelman lisäetuna on myös, että se syöttää tiedot automaattisesti talousosaston kirjanpitojärjestelmään.

5. Suunnittele tietojen luotettava suojaus

Kun asiakirjat on tallennettu digitaalisessa muodossa, tehokkuus paranee ja kulut pienenevät. Muista kuitenkin, että tiedostot on suojattava kattavasti. Tietojen menetyksellä voi olla organisaatiolle vakavia seurauksia, jotka voidaan estää säännöllisellä varmuuskopioinnilla. 
 
Toinen vaara on hakkerointi. Tehokkailla suojaustoimilla voit estää kolmansien osapuolien luvattoman pääsyn tietoihin.

6. Anna käyttöoikeudet kansioittain

Käyttöoikeuksien tulisi olla selkeitä ja läpinäkyviä. Työntekijöille tulisi sallia pääsy vain, jos he tarvitsevat sitä töihinsä. Muutoin vaarana ovat tietovuodot ja tietosuojarikkomukset.

7. Käytä asiakirjahallinnan palveluntarjoajien asiantuntevaa tukea

Asiakirjojen tallennuksen digitalisointi on monimutkainen prosessi, kuten jo näistä vaiheittaisista ohjeista käy ilmi. Et ole kuitenkaan yksin, joten anna asiantuntijoiden auttaa. Ricohin kaltaiset palveluntarjoajat tarjoavat sinulle laadukkaita ohjelmistoratkaisuja asiakirjojen digitaaliseen tallennukseen ja tukevat asiantuntevasti organisaatiotasi digitalisoinnissa.

Ollaan yhteyksissä

Keskustele asiantuntijamme kanssa

Ota yhteyttä konsulttiimme ja kerro, kuinka voimme auttaa yritystäsi.

Ota yhteyttä