Etusivu
Insights
Blogs
The 3 key benefits of digitised document management for Finance

Digitalisoidun asiakirjahallinnan kolme keskeistä etua taloushallinnolle

image

Taloushallinnon asiakirjahallinta

Talousosasto käsittelee suuria määriä tärkeitä tietoja, ja talouden ja kirjanpidon prosessit ovat avainasemassa liiketoiminnan jatkuvuudelle. Monet tiedot, kuten laskut, lähetysluettelot ja kuluraportit, ovat paperimuodossa, jolloin niiden käsittelyyn, indeksointiin ja tallentamiseen kuluu aikaa. ​ 
 
Kuinka talousosastosi voi hallita ja jakaa tietoja tehokkaimmin ja tuottavimmin rajallisella budjetilla ja resursseilla?​ 
 
Alla kerromme kolme tavallista etua, joilla asiakirjahallintaohjelmisto (DMS) parantaa taloustoimintoja.​

1. Tietojen nopea tallennus ja haku​

Monet yhteistyötehtävät edellyttävät useissa erimuotoisissa asiakirjoissa olevien suurien tietomäärien käsittelyä. DMS-ohjelmiston käyttöönotolla voidaan parantaa tietojenkäsittelyn tehokkuutta ja vaikuttaa positiivisesti tiimin työtehoon.​ 
 
Jos kirjanpito-osastosi käsittelee esimerkiksi 100 fyysiseen arkistoon tallennettua laskua päivässä ja etsii 10 jo arkistoitua laskua, manuaaliseen prosessiin tuhlaantuu noin 6 tuntia päivässä. ​ 
 
DMS-järjestelmä lyhentää asiakirjan tallentamiseen tai hakemiseen kuluvaa aikaa noin 30 sekuntiin. Näin tiimisi säästää jopa 100 hallinnolliseen työhön kuluvaa tuntia kuukaudessa.

2. Lähetysluetteloiden nopea hallinta

Kun organisaatio lähettää tuotteen asiakkaalle, lähetti pyytää allekirjoitusta lähetysluetteloon. Nämä lähetysluettelot lähetetään talousosastolle päivittäin tai viikoittain. Kun talousosaston henkilöstö on saanut ne, he tarkistavat nämä pakkausluettelot, etsivät oikean sopimuksen tai ostotilauksen ja vertaavat ja tarkistavat tiedot. Sen jälkeen he laativat laskun ja lähettävät sen, ja lopuksi kokoavat kaikki asiakirjat yhteen kansioon tallentamista varten.​ 
 
DMS-järjestelmä yksinkertaistaa prosessia merkittävästi. Otetaan esimerkiksi käytännön tapaus, jossa 20 lähetysluettelon käsittelyyn päivässä kuluu viikoittain 8 tuntia manuaalista työtä, kun luettelo toimitetaan, allekirjoitetaan, lähetetään talousosastolle ja tarkistetaan, laskut lähetetään ja kaikki arkistoidaan. DMS-järjestelmällä voidaan säästää noin 30 tuntia töitä kuukaudessa. ​ 
 
Jos DMS-järjestelmää käytetään mobiililaitteessa, kuten tabletissa, työntekijä voi myös skannata tai tallentaa lähetysluettelot ja lähettää ne päätoimipisteeseen jokaisen toimituksen jälkeen, jolloin laskutus nopeutuu.

3. Nopea vastaaminen tiedusteluihin ​– H1-otsikko ja intro

Noin 10 % käsiteltävistä laskuista vaatii jatkotoimenpiteitä. Paperijärjestelmässä yhteen kysymykseen vastaamiseen kuluu helposti 15–20 minuuttia. Alihankkija voi esimerkiksi soittaa kertoakseen, että hän maksoi väärän summan, tai asiakas haluaa tietää, miksi hänen laskussaan ei huomioitu alennusta.​ 
 
Kun tämä tapahtuu manuaalisessa prosessissa, työntekijän täytyy etsiä lasku fyysisestä kansiosta ja tarkistaa se. Sen jälkeen työntekijän on soitettava alihankkijalle tai asiakkaalle, selvitettävä ongelma ja lähetettävä lopuksi lasku uudelleen.​ 
 
Jos prosessi on automatisoitu, asiakirjan hakuaika lyhenee muutamaan sekuntiin, minkä ansiosta työntekijä voi selvittää ongelmat parissa minuutissa katkaisematta puhelua. Näin voidaan säästää noin 60 työtuntia kuukaudessa, jolloin ratkaisu tuo organisaatiossa nopeasti merkittävän tuoton sijoitetulle pääomalle. Parempi asiakaskokemus myös lisää sekä asiakastyytyväisyyttä että -uskollisuutta.

Tutustu liiketoimintaratkaisuihimme

Optimoimme liiketoimintaprosessisi, jotta henkilöstösi pystyy tekemään enemmän. Tarjoamme teknologiaa, asiantuntemusta ja tukea prosessien sujuvoittamiseen ja yksinkertaistamiseen koko organisaatiossasi
Tutustu tarkemmin
Discover our Business Process Management Solutions

Ota yhteyttä

Keskustele Ricohin asiantuntijan kanssa

Ota yhteyttä konsulttiimme ja kerro, kuinka voimme auttaa yritystäsi.

Ota yhteyttä