Konesaleista pilveen: Tulostuslaitteiden rooli digitalisoinnissa ja työnkulkujen automatisoinnissa
Digitalisaatio muuttaa työskentelytapojamme jatkuvasti. Voi helposti ajatella, että tulostuslaitteilla ei ole enää juurikaan merkitystä nykypäivän työpaikalla. Totuus on kuitenkin aivan toisenlainen. Tulostusinfrastruktuurit kukoistavat ja kehittyvät jatkuvasti. Niillä on keskeinen rooli digitalisoinnissa ja asiakirjatyönkulkujen automatisoinnissa. Lisäksi ne raivaavat tietä tulevaisuuden digitoimistoille.
Tässä artikkelissa kerron, miksi ne IT- ja toimitilapäälliköt ovat oikeassa, jotka sisällyttävät älytulostuslaitteita digitalisointisuunnitelmiinsa. Annan myös vinkkejä ja neuvoja, kuinka saat parhaan hyödyn irti digitaalisesta tulostusinfrastruktuuristasi.
Tulostuslaitteiden tarve digitaalisessa maailmassa
Aluksi haluan jakaa kanssasi muutaman tuoreen tutkimuksen. Tuoreessa Quocirca -tutkimusraportissa, yli kaksi kolmannesta (69 %) organisaatioista, jotka käyttävät hallittuja tulostuspalveluita (MPS) saavat vauhtia digitalisointisuunnitelmiaan verrattuna niihin 40 %, jotka eivät käytä hallittuja tulostuspalveluita. Lähes kaksi kolmasosaa (65 %) IT-päättäjistä pitää erittäin tai hyvin tärkeänä, että heidän tulostustoimittajansa pystyy toimittamaan myös liiketoimintaprosessien automatisoinnin.
Huolimatta merkittävistä digitalisointialoitteista, organisaatiot pysyvät riippuvaisia tulostamisesta. Vaikka 46 % niistä yrityksistä, jotka nopeuttavat digitalisointisuunnitelmiaan, odottaa tulostusmäärien laskevan vuoteen 2025 mennessä, 38 % odottaa tulostusmäärien kasvavan. Tämä kuvastaa meneillään olevaa siirtymistä "vähäpaperisesta" toimistosta täysin paperittomaan..
Miksi tulostimet ovat tärkeitä digitalisoinnille?
Vaikka jokaisella organisaatiolla on omat erityispiirteensä, kaikki kohtaavat tilanteita, joissa fyysisiä asiakirjoja tarvitaan. Olennaista digitalisointistrategiassa onkin oikean tasapainon löytäminen ja tulostusinfrastruktuurin suunnittelu sellaiseksi, että se palvelee parhaiten digitaalista matkaa.
Nykyiset monitoimitulostimet eivät suinkaan ole perinteisiä paperipohjaisia laitteita, vaan erittäin monipuolisia, ohjelmoitavia ja muokattavia digityökaluja. Kun niihin suhtaudutaan strategisena apuvälineenä, laitteet voivat tuoda merkittävää lisäarvoa, optimoida liiketoimintaa ja vapauttaa entistä joustavampia työtapoja.
Nykyaikaiset pilvipohjaiset laitteet, esim. RICOHin IM-C-sarja ovat tehokkaita digitaalisia keskuslaitteita, jotka toimivat läpi koko asiakirjatyönkulun ja antavat käyttäjille mahdollisuuden digitoida ja tulostaa asiakirjoja tarpeen mukaan. Ne mahdollistavat fyysisten asiakirjojen digitalisoinnin suoraan automatisoituihin työnkulkuihin Office 365:n, SharePointin ja muiden pilvipohjaisten sovellusten kautta. Ja muuntavat digitaalisia asiakirjoja fyysisiksi tiedostoiksi, jotka voidaan lähettää tietokoneelta tai mobiililaitteelta mistä tahansa paikasta suoraan keskuskoneelle jaettavaksi.
Paperin ja digitaalisen välisen kuilun kurominen umpeen
Pohditaan, kuinka pilveen liitetyt tulostuslaitteet voivat muuntaa skannatut asiakirjat muokattavaan ja haettavissa olevaan digitaaliseen muotoon, mikä tarjoaa useita etuja organisaatioille ja työntekijöille. Esimerkiksi:
- Tehokkuus: Haettavat asiakirjat helpottavat tietojen nopeaa löytymistä. Etsi tietoja hakusanalla tai lauseella. Tämä mahdollistaa nopeamman asiakirjojen käsittelyn ja auttaa työntekijöitä keskittymään tuottavampiin tehtäviin.
- Yhteistyö: Useat tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä digitaalisten asiakirjojen parissa, vaikka he työskentelevät etänä. Tämä edistää parempaa viestintää ja tiimityötä organisaatiossa.
- Tarkkuus: Tietojen syöttäminen manuaalisesti paperiasiakirjoista voi johtaa virheisiin. Asiakirjojen skannaaminen ja muuntaminen digitaalisiin muotoihin eliminoi virheriskin, mikä varmistaa suuremman tietojen tarkkuuden.
- Parempi STietoturva: Digitaalisia asiakirjoja voidaan säilyttää turvallisemmin ja hallita helpommin kuin paperiasiakirjoja. Pääsyä digitaalisiin tiedostoihin voidaan hallita ja valvoa, ja arkaluonteiset tiedot voidaan salata tai suojata salasanalla.
- Ympäristö IVaikutus: Paperin käytön vähentäminen digitalisoinnin avulla auttaa pienentämään organisaation ympäristöjalanjälkeä. Tämä hyödyttää ympäristöä ja tehostaa yrityksen kestävää kehitystä ja yhteiskuntavastuuta.
Miksi yhteistyöhön kannattaa ottaa hallitun tulostuksen ja automaatiopalvelujen tarjoaja?
Tulostusinfrastruktuurin hallinta voi viedä aikaa. Yhteydenpito tulostustoimittajiin, palvelusopimusten valvonta, toimitusvarastojen hallinta ja vianetsintä ovat kaikki häiriötekijöitä, jotka kuormittavat yrityksen sisäisiä resursseja.
Kuten monilla toimialoilla nähdään, ulkoistaminen on erittäin tehokas ratkaisu. Se myös varmistaa, että saat käyttöösi parhaat neuvot, huomattavaa asiantuntemusta ja uusinta, kestävintä teknologiaa. Usein ulkoistaminen myös vähentää kustannuksia. Siksi yhteistyö hallittujen tulostus- ja automaatiopalveluiden MPjaAS) ammattimaisen palveluntarjoajan kanssa on liiketoiminnallisesti järkevää.
Oikea kumppani tarjoaa muutakin kuin tulostusasiantuntemusta. Se keskittyy koko tulostusinfrastruktuuriin ja tarjoaa ohjeita tuottavuudesta, tehokkuudesta, varastoinnista ja tiedon hyödyntämisestä. Tämä johtaa prosessien automatisointiin, työnkulkujen sujuvoittamiseen ja teknologian selkeyttämiseen.
Kun digitalisaatio on strateginen tavoite, erityinen MPjaAS -kumppani voi olla mukana muutoksessa ja auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa.
Kuinka valita oikea hallittujen tulostuspalvelun tarjoaja?
- Kokemus digitaalisesta muutoksesta: Etsi ammattitaitoinen palveluntarjoajaa, jolla on näyttöä onnistuneesta organisaatioiden ohjaamisesta paperipohjaisista työnkulkuista digitaalisiin työnkulkuihin.
- Tarjolla on muutakin kuin pelkkä teknologiaa: Etsi muutakin kuin teknologiatarjontaa. Luotettavan palveluntarjoajan tulee neuvoa parhaat käytännöt ja auttaa sinua ottamaan käyttöön uusia asiakirjanhallinta- ja työnkulun automatisointimenetelmiä.
- Muutosjohtamisen osaaminen: Valitse palveluntarjoaja, jolla on vahva kokemus organisaatiomuutosten hallinnasta ja joka voi auttaa yritystäsi ottamaan käyttöön parempia työkäytäntöjä.
- Toimialan ymmärrys: Valitse palveluntarjoaja, jolla on kokemusta useilta eri aloilta ja joka pystyy räätälöimään tarjouksensa toimialasi ainutlaatuisten tarpeiden mukaan, koska jokaisella alalla on omat uniikit vaatimukset ja vivahteet.
- Tuki kaikenkokoisille yrityksille: Varmista, että palveluntarjoaja voi tukea sekä pieniä että suuria yrityksiä tarjoamalla digitaaliseen muutokseen tarvittavan infrastruktuurin, opastuksen ja tuen yrityksen koosta ja sijainnista riippumatta.
Jatka matkaasi digitalisaatioon ja työnkulun automatisointiin
Harald List
EMEA-alueen tuote- ja palveluhallinnon johtaja, Ricoh Europe
