Miksi rekrytoinnin ja perehdytyksen automatisointi on nyt strateginen välttämättömyys HR- ja henkilöstöjohdolle.
HR- ja henkilöstöjohtoon kohdistuvat odotukset ovat korkeammalla kuin koskaan, ja työmäärät ennätyksellisen suuret. 2024 tutkimuskysely Palkanlaskentaohjelmistoyritys Sagen tekemän tutkimuksen mukaan 95 % HR-johtajista kokee roolinsa kuormittavaksi. Lisäksi 91 % kertoi työaikojensa ja vastuidensa kasvaneen viimeisen 12 kuukauden aikana.
HR-johtajat tunnistivat eniten aikaa vieväksi tehtäväkseen uusien osaajien houkuttelun. Haasteena on rekrytoida ja kehittää motivoitunut ja suorituskykyinen työvoima, joka vauhdittaa kasvua – mutta se ei ole helppoa. Toimimme erittäin haastavilla työmarkkinoilla, joissa kilpailu osaajista on kovaa. Samalla meihin kohdistuu jatkuvaa painetta saavuttaa entistä enemmän entistä vähemmillä resursseilla.
Tämän vuoksi prosessiautomaatio on niin arvokasta. Uusimmat ratkaisut sujuvoittavat hallinnollisia, aikaa vieviä tehtäviä rekrytoinnissa ja perehdytyksessä. Kun vapautat HR:n aikaa näistä tehtävistä, voit keskittyä organisaation menestyksen rakentamiseen.
Lisäksi automaatio varmistaa sujuvan hakijakokemuksen jo ensikohtaamisesta lähtien.
91 % HR-johtajista kertoi, että heidän työaikansa ja vastuutehtävänsä ovat lisääntyneet viimeisten 12 kuukauden aikana.
Rekrytoinnin ja perehdytyksen keskeiset haasteet ovat:
Manuaalinen, paperipohjainen työskentely Manuaaliset aikaa ja resursseja vievät toiminnat tarjoavat rajallista näkyvyyttä raportointiin ja tarkasteluun. Kokeneet HR-ammattilaiset tuhlaavat usein aikaansa etsiessään tietoja ja hallinnoidessaan prosessivaiheita sen sijaan, että tekisivät ennakoivia toimenpiteitä lahjakkuuksien hankkimiseksi.
Manuaalinen perehdytysinformaation ja asiakirjojen käsittely sekä rekrytointiprosessin tehtävistä muistuttaminen vie runsaasti aikaa, heikentää tuottavuutta ja kasvattaa rekrytointikustannuksia. Samalla HR-ammattilaisten tyytyväisyys laskee. Hidas ja epäjohdonmukainen viestintä antaa hakijoille huonon kokemuksen ja vahingoittaa työnantajamielikuvaa. Lahjakkaat hakijat menettävät nopeasti kiinnostuksensa, jos ylikuormitettu HR viivyttelee palautteessa. Lisäksi tehottomat prosessit, joissa HR lähettää toistuvia tietopyyntöjä uusille työntekijöille, voivat heikentää perehdytysprosessin onnistumista ja lisätä työntekijöiden vaihtuvuutta.
Kun tietosuojamääräykset kovenevat, fyysisiin asiakirjoihin tai heikosti integroituihin järjestelmiin tukeutuminen on iso riski, joka voi johtaa vaatimustenmukaisuusrikkeisiin ja seuraamusmaksuihin. Tietomurrot puolestaan voivat aiheuttaa merkittäviä kustannuksia ja pysyvää mainehaittaa.
Paperisten asiakirjojen ja sähköpostin käyttö hankaloittaa hakemusten käsittelyä laajassa mittakaavassa. Hidas manuaalinen työ aiheuttaa pullonkauloja ja rekrytoinnin viivästyksiä,jotka estävät liiketoiminnan kasvua.
Mikä strateginen vaikutus on HR:n rekrytoinnin ja perehdytyksen automatisoinnilla?
Automaatio vapauttaa aikaa arvoa tuottavaan työhön, joka tukee organisaation laajempia tavoitteita ja strategisia päämääriä. Uusimmat automaatiotyökalut voivat lukea, luokitella, indeksoida ja tallentaa asiakirjoja, poimia keskeisiä tietoja ja täyttää HR-järjestelmiä automaattisesti. Edelläkävijäorganisaatiot ovat saavuttaneet merkittäviä hyötyjä ottamalla automaation osaksi rekrytointi- ja perehdytysprosessejaan:
1. Tuottavuuden ja tehokkuuden lisääminen
Kun aikaa ei kulu hakemusten, ansioluetteloiden ja perehdytysasiakirjojen lajitteluun ja käsittelyyn eikä tiimin muistuttamiseen tarvittavista toimenpiteistä, HR-tiimillä on enemmän resursseja parhaiden osaajien löytämiseen ja perehdytyskokemuksen kehittämiseen. Hallinnollisen työn väheneminen vapauttaa aikaa työvoimasuunnitteluun ja uusien työntekijöiden aloituksen tukemiseen. Rekrytointi- ja perehdytysprosessit nopeutuvat ja sujuvoituvat, ja HR pystyy toimimaan entistä ketterämmin ja laajemmassa mittakaavassa.
2. Kustannusten optimointi ja resurssien uudelleenohjaaminen
Automaatio auttaa tekemään enemmän nopeammin, mikä on suuri etu budjettien ollessa tiukkoja. Tehottoman manuaalisen työn vähentäminen rekrytoinnissa ja perehdytyksessä laskee kustannuksia. Voit ohjata resursseja alueille, joilla niillä on suurempi ja strategisempi vaikutus.
3. Datalähtöisen vaatimustenmukaisuuden ja tietoturvan varmistaminen
Taustatoimintojen näkökulmasta automaatio tukee vahvempaa vaatimustenmukaisuus- ja tietoturvastrategiaa. Hakemus- ja perehdytysdatalle määritellyt automaattiset säilytys- ja poistokäytännöt varmistavat tietosuojasäädösten noudattamisen, vähentävät riskejä ja helpottavat auditointeja. Luotettava, automatisoitu tietoturvan hallinta tarkoittaa myös vähemmän huolta ja parempia yöunia.
Työnhakija -ja työntekijäkokemuksen parantaminen
Kun organisaatio on panostanut aikaa ja energiaa hakuprosessiin, hakijat odottavat nopeaa ja selkeää viestintää sekä ohjeita seuraaviin vaiheisiin. Automaattiset työnkulut varmistavat johdonmukaisen viestinnän hyödyntämällä tapahtumapohjaisia aktivointeja ja strukturoituja prosesseja. Tämä parantaa hakijoiden ja uusien työntekijöiden kokemusta ja auttaa houkuttelemaan parhaita osaajia.
HR-automaation hyödyntäminen ketteryyden ja menestyksen lisäämiseksi
Automaatio vapauttaa aikaa arvokkaaseen HR-työhön tukien huippuosaajien rekrytointia, ketterää reagointia muutoksiin ja organisaation kasvavia odotuksia. Mitä enemmän prosesseja automatisoidaan, sitä suurempi positiivinen vaikutus on. Lyhyesti sanottuna HR-tiimi voi keskittyä strategisena kumppanina toimimiseen ja työntekijäkokemuksen parantamiseen..
Tarvitsetko tukea? Ricoh tarjoaa kattavan valikoiman HR-automaatioratkaisuja, jotka sujuvoittavat prosesseja, lisäävät tehokkuutta ja vahvistavat HR-tiimin roolia. Hyödyntämällä asiantuntemustamme voit viedä liiketoimintaasi eteenpäin.
Mitä rekrytoinnin ja perehdytyksen automaatio sisältää?
Lataa oppaamme "Rekrytoinnin tulevaisuus: Tehosta toimintaasi HR-asiakirja-automaatiolla" ja tutustu yritysten HR-asiakirja-automaation tuottamiin todellisiin tuloksiin.
Ota yhteyttä
Keskustele Ricohin asiantuntijan kanssa
Muuta työtilasi Ricohin yritysratkaisuilla
Tehosta tuottavuutta, vähennä kuluja ja kiihdytä digitaalista muutosta.