Miksi siirtyä perinteisestä pöytä- ja huonevarausjärjestelmästä työtilakokemusalustaan?

Etätyöhön siirtymisen ja paremman työn ja yksityiselämän tasapainon saavuttamiseksi työntekijät odottavat nyt joustavia, nykyaikaisia ja käyttäjäystävällisiä työtiloja, jotka sopivat erilaisiin työtyyleihin ja -rytmeihin.
Vastatakseen näihin tarpeisiin ja parantaakseen tyytyväisyyttä ja tuottavuutta organisaatioiden on mukautettava työtilastrategiaansa ja -teknologiaansa ja tarkasteltava asiaa perinteisiä työkaluja, kuten pöytä- ja huonevarausjärjestelmiä, laajemmin. Tämä edellyttää viestintää, yhteistyötä ja työntekijöiden yleistä hyvinvointia tukevien työtilaratkaisujen integrointia.
Tässä blogissa kerromme, mikä työtilakokemussovellus on, miten organisaatiot sitä käyttävät ja miksi kannattaa harkita siirtymistä pöytä- ja huonevarausjärjestelmästä työtilakokemusalustaan.
Mikä on työtilakokemusalusta?
Työtilakokemussovellus on digitaalinen alusta, joka on suunniteltu parantamaan työntekijöiden ja vierailijoiden kokemusta heidän liikkuessaan toimistoympäristössä. Se tekee työntekijän työkokemuksesta sujuvamman kokoamalla joukon ominaisuuksia ja prosesseja yhteen paikkaan. Sen avulla työntekijät voivat suunnitella etukäteen päivänsä toimistossa ja tehostaa näin toimintaansa. Lisäksi se toimii tietokeskuksena kiinteistö-, IT- ja henkilöstöjohtajille tuottaen heille erilaisia näkemyksiä ja analyyseja toimiston käytöstä ja työntekijöiden käyttäytymisestä.
Mitä eroa on työtilakokemusalustalla ja pöytä- tai huonevarausjärjestelmällä?
Pöytien ja huoneiden varausjärjestelmät on ensisijaisesti suunniteltu toimiston työpisteiden, kokoushuoneiden ja muiden työtilojen hallintaan ja varaamiseen. Niiden tärkeimmät ominaisuudet keskittyvät pöytien ja huoneiden reaaliaikaisen saatavuuden näyttämiseen, käyttäjien mahdollisuuksiin varata pöytiä ja huoneita sekä varausten hallintaan. Vaikka ne voivat integroitua kalentereihin ja viestintätyökaluihin, niiden laajuus rajoittuu yleensä varausten tekemiseen.
Jotkut pöytä- tai huonevaraussovellukset voivat tarjota perusanalytiikkaa tilankäytöstä, mutta niissä ei yleensä ole kattavaa tiedonkeruuta eikä analysointia.
Sen sijaan työtilakokemusalustat voivat antaa tietoja koko työtilastasi, mukaan lukien kolmannen osapuolen työkalut, ja luoda näin yhtenäisen näkymän työtilan käytöstä. Kattavat tiedot antavat mahdollisuuden tarjota aikaa säästäviä palveluita ja parantaa merkittävästi työntekijäkokemusta. Ne ovat myös hyvin konfiguroitavissa.

Miksi organisaatiot siirtyvät nyt työtilakokemusalustoille?
Viimeaikaisessa Ricohin ja Center for Economic Researchin yhteisessä tutkimuksessa havaittiin, että kolmasosa työntekijöistä sanoi, että heidän työjärjestelynsä haittaa heidän tuottavuuttaan. 70 % työntekijöistä ilmoitti, että heiltä puuttuu saumatonta yhteistyötä varten tarvittava teknologia. Työntekijät tarvitsevat muunneltavia työtiloja voidakseen suorittaa työnsä hyvin. Organisaatioilla on kuitenkin usein vaikeuksia täyttää nämä odotukset, mikä johtaa työntekijöiden tyytymättömyyteen ja suureen vaihtuvuuteen.

70 % työntekijöistä ilmoitti, että heiltä puuttuu saumattoman yhteistyön mahdollistava teknologia*

Niistä työntekijöistä, jotka harkitsevat jättävänsä työnsä seuraavan 12 kuukauden aikana, joka kolmas sanoi harkitsevansa uudelleen, jos heillä olisi parempia ja joustavampia työjärjestelyjä*.
* Ricoh Europen 2024 tutkimus Työ tekijäänsä innostaa
Mitä seuraavaksi?
Lue työtilakokemusalustan ostajan opas saadaksesi lisätietoja ja hyödyllisiä oivalluksia, joiden avulla voit valita oikean ratkaisun organisaatiollesi.


Keijo Mikluha
Business Manager AV & Communication Services, Ricoh Finland