Jos käytössä ei ole ammattimaista asiakirjahallintaohjelmistoa, versionhallinta on yksittäisten käyttäjien varassa. Tämä voi väistämättä johtaa siihen, että asiakirjat korvataan ja tietoja häviää, mikä heikentää tuottavuutta ja palvelujen tuottamista. Jopa 83 % työntekijöistä kamppailee versio-ongelmien kanssa.
Tehokas yhteistyö edellyttää, että jokainen työskentelee asiakirjan uusimman version parissa. Jos käytössä ei kuitenkaan ole asiakirjaohjelmistoa, joka tallentaa asiakirjat reaaliajassa, saatetaan päätyä käyttämään asiakirjan vanhaa versiota. Asiakirjahallintaohjelmistojen versionhallintatoiminnoilla kaikki näkevät, mitä muutoksia kukakin on tehnyt ja milloin, ja kaikki muutokset näkyvät välittömästi kaikille käyttäjille.
81 % työntekijöistä toi esiin tarpeen yrityksen asiakirjojen mobiilikäyttöön. Tulos on odotettu nykyajan työskentelykäytännöillä. Asiakirjojen digitalisoiminen voi auttaa mobiilikäytössä, mutta se ei vielä tarjoa käyttäjille ammattimaisen asiakirjahallintaratkaisun etuja.
Jotta työntekijät saavat vapauden katsella, muokata ja allekirjoittaa asiakirjoja myös liikkeellä ollessaan, tarvitaan edistyksellisempiä ominaisuuksia, joita ammattimainen asiakirjaratkaisu tarjoaa. Tällä hetkellä 74 % työntekijöistä ei voi allekirjoittaa asiakirjoja sähköisesti mobiililaitteella. Sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto työnkulussa voi kuitenkin nopeuttaa asiakirjojen käsittelyä jopa 80 %. Käyttäjät voivat tarkistaa asiakirjat ja allekirjoittaa ne viiveettä heille sopivaan aikaan ja sopivassa paikassa.
