Miten rekrytoinnin ja perehdytyksen automaatio auttaa houkuttelemaan huippuosaajia
HR-tiimit käyttävät jopa 57 % ajastaan rutiininomaisiin hallinnollisiin tehtäviin, mikä jättää vain vähän aikaa strategiselle työlle. Deloitten tuoreen datan mukaan.
Manuaaliset rekrytointi- ja perehdytysprosessit ovat merkittävän tehottomia ja heikentävät HR:n suorituskykyä. Ne voivat kuormittaa HR-ammattilaisia, lisätä stressiä ja vähentää työn mielekkyyttä, mikä kasvattaa henkilöstön vaihtuvuuden riskiä.
Onkin tärkeää, että HR-tiimeillä on oikeat työkalut suuren asiakirja- ja tietomäärän hallintaan ja tehokkaampaan työskentelyyn. Tähän ratkaisu on automaatio.
Rekrytoinnin ja perehdytyksen työläiden tehtävien automatisointi auttaa organisaatiotasi erottumaan edukseen kilpailijoista ja tarjoamaan huippuosaajia houkuttelevan hakijakokemuksen.
HR-tiimit käyttävät jopa 57 % ajastaan rutiininomaisiin hallinnollisiin tehtäviin, mikä jättää vain vähän aikaa strategiselle työlle.
Mitä rekrytoinnin ja perehdytyksen automaatio sisältää?
Uusi tutkimus osoittaa, että kiinnostus automaatiota kohtaan on kasvussa. Ricohin vuonna 2024 tekemän Työ tekijäänsä innostaa -kyselyn mukaan 31 % HR-johtajista kertoi, että hidas automaation käyttöönotto on työntekijöidensä suurin turhautumisen aihe.
Siinä missä manuaalinen työ hidastaa HR-tiimejä, automaatio tarjoaa älykkäämpiä, nopeampia ja tehokkaampia työskentelytapoja. Se korvaa toistuvat ja työläät prosessit digitaalisilla ratkaisuilla ja sujuvilla työnkuluilla. Automaatio vähentää rekrytoinnin manuaalista työtä, minimoi virheitä ja mahdollistaa asiakirjojen helpon saatavuuden missä ja milloin tahansa.
Miten prosessiautomaatio käytännössä helpottaa rekrytointia ja perehdytystä?
Automaatiohanke alkaa rekrytointi- ja perehdytysprosessien analysoinnilla, jotta voidaan tunnistaa haasteet ja kehittää parhaisiin käytäntöihin perustuvat työnkulut. Rekrytointi ja perehdytys koostuvat useista vaiheista – työpaikkailmoituksista ja hakemusten käsittelystä aina hakijayhteydenpitoon ja ensimmäiseen työpäivään valmistautumiseen. Automaatio voi tehostaa ja optimoida monia näistä vaiheista. Edelläkävijäorganisaatiot ovat saavuttaneet automaation avulla merkittäviä tuloksia erityisesti seuraavilla osa-alueilla:
1. Asiakirjahallinnan automatisointi
Automaatio voi yksinkertaistaa lähes jokaista rekrytointi- ja perehdytysasiakirjojen elinkaaren vaihetta. Voit automatisoida asiakirjojen luomisen, jakelun, tallennuksen, käsittelyn ja säilytyksen sekä korvata paperilomakkeet helppokäyttöisillä sähköisillä lomakkeilla. Kun hakemusasiakirjat saapuvat, ne voidaan lajitella ja tallentaa keskitetysti, mikä helpottaa HR:n työtä ja nopeuttaa tarvittavien tietojen hakemista.
Työnkulkujen automatisointi
Kun rekrytointiasiantuntijat käsittelevät ja analysoivat ansioluetteloita ja hakemuksia, automaatio voi lähettää ilmoituksia ja muistutuksia varmistaakseen, että prosessi etenee nopeasti ja sujuvasti. Sen sijaan, että keskeisiä henkilöitä tavoiteltaisiin erikseen sähköpostitse, tekstiviestein tai puheluin, automatisoidut työnkulut pitävät kaikki ajan tasalla tulevista vaiheista ja lähestyvistä määräajoista.
3. HR-datan integrointi
Automaatio poistaa hajanaisten ja huonosti integroitujen HR-järjestelmien aiheuttamat ongelmat. Automaatioratkaisut voivat yhdistää eri työkalut, mikä mahdollistaa sujuvan tiedonsiirron järjestelmien välillä ja tarjoaa HR:lle selkeän kokonaiskuvan rekrytointi- ja perehdytysprosessista.
4. Viestintäautomaatio
Hakijoiden kiinnostus organisaatiotasi kohtaan riippuu vahvasti viestinnän nopeudesta ja johdonmukaisuudesta. Automaatio mahdollistaa nopeat ja ajantasaiset päivitykset hakemuksen tilasta sekä tarjoaa uusille työntekijöille hyödyllistä ohjeistusta.
5. HR-raportit ja analytiikka
Automaatio tehostaa tiedonhallintaa ja helpottaa raportointia ja analytiikkaa. Yhteen paikkaan keskitetty tietovarasto auttaa seuraamaan keskeisiä rekrytointiprosessin tehokkuutta kuvaavia mittareita ja mahdollistaa datalähtöisen optimoinnin.
Mitä rekrytoinnin ja perehdytyksen asiakirja-automaatio sisältää?
>Saadaksesi eniten irti automaatiosta hyödynnä sitä mahdollisimman monessa rekrytoinnin ja perehdytyksen aikaa vievässä manuaalisessa prosessissa. Huomaat nopeasti merkittäviä operatiivisia, taloudellisia ja tuottavuushyötyjä:
1. Nopeus ja tehokkuus
Kun automaatio hoitaa toistuvat tehtävät, voit keskittyä rekrytointiprosessin edistämiseen. Tehokkaampi rekrytointi- ja perehdytysprosessi lisää sekä HR-tiimin että hakijoiden tyytyväisyyttä.
2. Sujuvampi hakijakokemus
Automaattinen viestintä pitää hakijat sitoutuneina, vähentää turhautumista ja parantaa mahdollisuuksiasi houkutella huippuosaajia.
3. Vahvempi vaatimustenmukaisuus
Automaatio helpottaa tiedonsäilytyskäytäntöjen hallintaa ja tietoturvaprotokollien noudattamista. Se suojaa uusien työntekijöiden tietoja ja varmistaa tiukkojen vaatimustenmukaisuussäännösten noudattamisen.
4. Skaalautuvammat HR-toiminnot
Automaatio tarjoaa erittäin skaalautuvan mallin, joka pystyy käsittelemään kasvavat työmäärät nopeasti ja saumattomasti. Tämä on erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa organisaatiosi kasvaa nopeasti ja rekrytointitarpeet lisääntyvät.
5. Parempi kustannusten hallinta
Virhealtis manuaalinen työ kasvattaa rekrytointi- ja perehdytyskustannuksia. Automaatio parantaa kustannustehokkuutta, vähentää kokonaiskustannuksia ja vapauttaa resursseja strategisesti tärkeisiin HR-projekteihin.
Strateginen investointi HR:n vaikuttavuuteen
Prosessiautomaatio rekrytointiin ja perehdytykseen Automaatiolla on potentiaalia olla enemmän kuin pelkkä taktinen työkalu - se on strateginen investointi, joka tuottaa kestävää arvoa.
Luotettavan kumppanin kanssa työskentely auttaa sinua kehittämään automaatiostrategian, joka tuottaa pitkäaikaisia tuloksia. Asiantunteva kumppani tarjoaa räätälöityjä neuvoja, auttaa valitsemaan oikeat ratkaisut, varmistaa sujuvan integraation nykyisiin HR-järjestelmiin sekä tarjoaa käyttäjille tukea ja koulutusta.
Automaatio parantaa rekrytointi- ja perehdytysprosessien tehokkuutta ja skaalautuvuutta, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja lisää tiimisi tyytyväisyyttä. Kun HR automatisoi ja sujuvoittaa useita prosesseja, sen rooli organisaatiossa vahvistuu entisestään.
Ota yhteyttä
Keskustele Ricohin asiantuntijan kanssa
Muuta työtilasi Ricohin yritysratkaisuilla
Tehosta tuottavuutta, vähennä kuluja ja kiihdytä digitaalista muutosta.