Näin automatisoitu asiakirjahallinta mahdollistaa tehokkaamman rekrytoinnin ja perehdytyksen
CIPD tutki 1 000 HR-johtajan mielipiteitä vuonna 2024 Tutkimuksessa selvisi, että 69 % HR-johtajista kertoi kilpailun parhaista osaajista kiristyneen viimeisen vuoden aikana, ja 64 % raportoi vaikeuksista houkutella hakijoita. Menestyäkseen erittäin kilpailluilla työmarkkinoilla organisaatioiden on toimittava nopeasti varmistaakseen parhaiden ehdokkaiden houkuttelemisen ja sitouttamisen..
Mutta rekrytoijat joutuvat jarruttelemaan monissa kriittisissä rekrytoinnin vaiheissa asiakirjojen (ansioluettelot ja saatekirjeet sekä työsopimuksiin ja työtarjouksiin liittyvät dokumentit) manuaalisen käsittelyn ja huonon hallinnan vuoksi. Kun rekrytointeja tehdään paljon, hallinnollinen taakka kasvaa ja voi muodostua merkittäväksi hidasteeksi.
Asiakirjahallinnan tehtävien automatisointi tarjoaa paineen alla työskenteleville HR-tiimeille keinon parantaa tehokkuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Esimerkkejä: nopeasti kasvava jälleenmyyjä B&M Autoimme B&M:tä lyhentämään työntekijöiden perehdytysaikaa kahdesta viikosta vain 48 tuntiin korvaamalla monimutkaiset ja manuaaliset työnkulut sujuvilla, automatisoiduilla asiakirjatyönkuluilla.
Huippuluokan automatisoidut asiakirjahallintaratkaisut ovat perustana nopeammille ja sujuvammille työnkuluille. Automaation integroiminen rekrytointiprosessiin parantaa rekrytoijien ja hakijoiden kokemusta sekä keskeisiä mittareita, kuten rekrytointiaika ja rekrytoinnin onnistuminen.
69 % HR-johtajista uskoi, että kilpailu lahjakkuuksista on kasvanut viimeisen vuoden aikana.
Mikä on automatisoitu asiakirjahallinta?
Automatisoitu asiakirjahallinta on osa prosessiautomaatiota. Se on tapa sujuvoittaa työnkulkuja korvaamalla ihmisten suorittamia manuaalisia tehtäviä automaattisilla prosesseilla. Automatisoitu asiakirjahallinta tuo käyttöösi kattavan digitaalisten työkalujen ekosysteemin, joka käsittelee ja tallentaa kriittistä tietoa ja asiakirjoja. Automaattiset ratkaisut mahdollistavat asiakirjojen luomisen, tallentamisen, luokittelun, jakamisen, seurannan, hyväksynnän ja arkistoinnin automaattisesti – kaikki yhdessä keskitetyssä alustassa.
Rekrytointi- ja perehdytysprosessin aikana on hallittava monia asiakirjoja - työpaikkailmoitusten luomisesta aina allekirjoitettujen työsopimusten säilyttämiseen. Hakijoiden tietoja on usein koottava eri asiakirjoista ja syötettävä HR- ja hakijanhallintajärjestelmiin (ATS). Manuaalisesti tehtynä tämä on aikaa vievää, toisteista ja työlästä..
Automatisoitu asiakirjahallinta tuo rekrytointi- ja perehdytysprosesseihin johdonmukaisuutta, selkeyttä ja ketteryyttä. Jos organisaatio laajentaa rekrytointiaan kasvun tueksi, automaattiset työnkulut helpottavat suurten hakemusmäärien käsittelyä ja uusien työntekijöiden perehdytystä tehokkaasti.
Miten automaatio optimoi rekrytointi- ja perehdytysprosessit?
Yksi automaatiomatkan tärkeimmistä vaiheista on rekrytointitiimin sitouttaminen ja palautteen kerääminen nykyisistä asiakirjakäytännöistä. Kipupisteiden kartoittaminen auttaa tunnistamaan ne alueet, joissa automaatio tuo suurimman hyödyn. Edelläkävijäyritykset ovat parantaneet rekrytointi- ja perehdytysprosessejaan merkittävästi automatisoimalla. Tuloksena on:
1. Sujuvampi rekrytointi ja perehdytys
Uusimmat asiakirjahallintaratkaisut voivat automaattisesti luoda ja jakaa asiakirjoja hakijoille ja sisäisille HR-sidosryhmille. Tämä kattaa hakemuslomakkeet ja kyselyt prosessin alussa, työtarjoukset ja sopimukset rekrytoinnin edetessä, sekä perehdytysasiakirjat, jotka valmistavat työntekijää ensimmäiseen työpäivään. Keskitetty säilytys mahdollistaa HR-tiimille aidosti ketterän toimintamallin, jossa asiakirjat löytyvät nopeasti avainsanahaun avulla.
Lataa oppaamme "Rekrytoinnin tulevaisuus: Tehosta toimintaasi HR-asiakirja-automaatioilla" ja tutustu yritysten HR-asiakirja-automaation tuottamiin todellisiin tuloksiin.
Useat rekrytointi- ja perehdytysvaiheet edellyttävät virallista hyväksyntää ja todennusta sekä sisäiseltä johdolta että hakijoilta. Automatisoidut asiakirjahallintajärjestelmät tarjoavat digitaalisia varmennustyökaluja, jotka poistavat paperilomakkeiden postittamisen tarpeen ja siihen liittyvät viiveet ja kustannukset. Järjestelmä lähettää automaattisesti päivityksiä ja muistutuksia, jolloin tarkistus- ja hyväksymisprosessit etenevät sujuvasti ilman hidasteita. Lisäksi e-allekirjoitusintegraatio mahdollistaa sopimusten ja allekirjoitusten digitaalisen hallinnan, mikä pitää koko työnkulun tehokkaana ja yhtenäisenä.
3. Datalähtöinen vaatimustenmukaisuuden ja tietoturvan varmistaminen
Kun rekrytoijat muokkaavat tai päivittävät asiakirjoja, automatisoidut asiakirjahallintaratkaisut tallentavat ja kirjaavat kaikki muutokset sekä säilyttävät aiemmat versiot. Näin varmistetaan, että käytössä on aina uusin versio kaikista asiakirjoista, ja samalla luodaan kattava auditointipolku, josta näkyvät kaikki muutokset – milloin, miksi ja kuka ne on tehnyt.
4. Optimoitu tiedonkäsittely
Modernit asiakirjahallintajärjestelmät integroituvat saumattomasti eri hakijanhallintajärjestelmiin (ATS) ja HR-tietojärjestelmiin (HRIS). Kun asiakirjat saapuvat, automaatioratkaisut voivat lukea ja poimia tarvittavat tiedot sekä siirtää ne suoraan ATS- tai HRIS-järjestelmään, korvaten tarpeettoman manuaalisen tietojen syöttämisen.
Parannettu tietosuoja
Automatisoidut asiakirjahallintaratkaisut tallentavat saapuvat asiakirjat keskitettyyn arkistoon, jossa on vahvat tietoturvaprotokollat ja käyttöoikeuksien hallinta. Tämä suojaa henkilötietoja ja varmistaa tietosuojasäädösten, kuten GDPR:n ja tietosuojalain sekä muiden tietosuojamääräysten noudattamisen.
Konkreettisia tuloksia
B&MSuuri vähittäiskaupan toimija koki automatisoidun asiakirjahallinnan hyödyt käytännössä. Korvaamalla pääkonttoriin postitetut paperilomakkeet automatisoiduilla työnkuluilla yritys lyhensi perehdytysaikoja, sujuvoitti rekrytointiprosessia ja skaalasi toimintaansa siten, että se pystyi rekrytoimaan jopa 100 uutta työntekijää viikossa.
Tämä tukee Society for Human Resource Managementin (SHRM) havaintoja, joiden mukaan yli kaksi kolmesta HR-ammattilaisesta on lyhentänyt avoimien paikkojen täyttämiseen kuluvaa aikaa automaation avulla.
Löydä luotettava asiakirjahallinnan kumppani
Automaatiohankkeen onnistuminen riippuu huolellisesta suunnittelusta, käyttäjien varhaisesta sitouttamisesta, skaalautuvasta ratkaisusta ja asiantuntevasta kumppanista. Alkuvaiheen konsultoinnista aina käyttöönottoon asti osaava kumppani auttaa välttämään yleiset sudenkuopat ja varmistaa, että saat automaatiosta nopeasti konkreettista hyötyä. Koulutus ja tuki tekevät uusiin työskentelytapoihin siirtymisestä sujuvampaa.
Automatisoitu asiakirjahallinta voi nopeuttaa ja tehostaa rekrytointiprosesseja merkittävästi. Kun automaatio hoitaa aiemmin manuaalisesti hoidettuja tehtäviä, rekrytoijat voivat keskittyä niihin strategisiin painopisteisiin, jotka parhaiten edistävät organisaation menestystä.
Mitä rekrytoinnin ja perehdytyksen automaatio sisältää?
Lataa oppaamme "Rekrytoinnin tulevaisuus: Tehosta toimintaasi HR-asiakirja-automaatiolla" ja tutustu yritysten HR-asiakirja-automaation tuottamiin todellisiin tuloksiin.
Ota yhteyttä
Keskustele Ricohin asiantuntijan kanssa
Muuta työtilasi Ricohin yritysratkaisuilla
Tehosta tuottavuutta, vähennä kuluja ja kiihdytä digitaalista muutosta.