Monien johtajien mielestä kysymys ei ole vain siitä, miten saada työntekijät takaisin toimistoon, vaan myös siitä, miksi he ylipäätään haluaisivat tulla takaisin. Todellisuudessa työpöydät eivät yksinään riitä työmatkan ansaitsemiseen. Työntekijät kaipaavat yhteistyötä, yhteyksiä ja tarkoitusta.

Liian usein organisaatiot luottavat kuitenkin oletuksiin eikä näyttöön. He suunnittelevat työtilat uudelleen trendien tai vaiston perusteella, mutta huomaavat sitten, että uusi kallis lounge on tyhjä, kun taas pienet kokoontumistilat ovat ylikuormitettuja. Puuttuu tietoa, joka paljastaa, miten ihmiset todellisuudessa käyttävät työpaikkaa, eikä sitä, miten johtajat kuvittelevat heidän käyttävän sitä.

Ricohin tutkimuksen mukaan 44 prosenttia organisaatioista arvioi fyysisiä työtilojaan uudelleen varmistaakseen että ne tukevat uusia työskentelytapoja.

Tulos? Älykkäämmät, turvallisemmat, ihmiskeskeiset työpaikat, jotka aktivoivat tiimejä, rakentavat kulttuuria ja tekevät toimistosta matkan arvoisen. 

Mikä saa työntenkijät tulemaan toimistolle?

Viisipäiväinen työviikko toimistossa on ohi. Hybridityö on uusi standardi, ja työntekijät odottavat työpaikkoja, jotka on suunniteltu heidän hyvinvointinsa ja mielekkään yhteyden luomisensa kollegoihin ympärille.

Nämä syyt ovat seuraavat:

• Yhteistyö: Mahdollisuus aivoriiheen, ongelmanratkaisuun ja innovointiin henkilökohtaisesti.
• Yhteys: Epäviralliset keskustelut, jotka herättävät luovuutta ja vahvistavat kulttuuria.
• Tarkoitus: tunne siitä, että työpaikka on olemassa tukeakseen, ei estääkseen, heidän parasta ja tuottavinta työskentelyään ja yhteyttään kollegoiden kanssa.

Jos työpaikka ei täytä näitä odotuksia, työntekijät työskentelevät mieluummin kotoa käsin.

Miten työpaikka-analytiikka voi muuttaa oletukset oivalluksiksi?

Ilman tietoja johtajat jäävät arvailujen varaan: Käyttävätkö tiimit kokoushuoneita tarkoitetulla tavalla? Onko työntekijöillä riittävästi tilaa keskittyä, vai taistelevatko he hiljaisista nurkista?

Työpaikkateknologia yhdistettynä työpaikka-analytiikkaan paljastaa piilotetut mallit, jotka todella tekevät tiloista toimivia. Keskeisiä näkemysalueita ovat:

• Tila ja käyttöaste: Selvitetään, mitkä tilat edistävät yhteistyötä, ovat vajaakäytössä tai uhkaavat täyttyä liikaa.
• Yhteistyö ja käyttäytyminen: Ymmärrä, miten tiimit toimivat vuorovaikutuksessa eri tilojen kanssa, ja suunnittele tehokkaampia kokoushuoneita ja työpaikkoja.
• Työntekijöiden mieliala ja hyvinvointi: Saat tietoa viihtyvyydestä, tuottavuudesta ja hyvinvointi ympäristön anturitiedoista.
• Energia ja kestävä kehitys: Tutustu mahdollisuuksiin optimoida resursseja ja seurata energiankulutusta eri tiloissa ja laitteissa.
• Teknologia ja varat: Katso, miten työkaluja ja laitteita käytetään, mikä parantaa käytettävyyttä ja tehokkuutta.
• Turvallisuus: Varmistaa, että tilat täyttävät vaatimustenmukaisuusvaatimukset, ja rakentaa samalla luottamusta siihen, että työpaikat ovat turvallisia.

Näiden tietojen avulla organisaatiot voivat tehdä älykkäämpiä päätöksiä työpaikkojen suunnittelusta, tukea hybridityötä ja luoda turvallisia ympäristöjä, joihin työntekijät haluavat palata.

Kun tiedot yhdistetään työkaluihin, kuten Ricoh Sapces -työtilakokemusalustaan, nämä oivallukset eivät jää vain raporttiin, vaan ne voidaan muuttaa suoraan toimenpiteiksi. Esimerkiksi Ricoh Spaces työtilakokemusalustan avulla johtajat voivat automaattisesti säätää työpöytien saatavuutta, mukauttaa siivousaikatauluja tai mukauttaa lämpötilaa tai suunnitella vajaakäytössä olevia alueita uudelleen todellisten käyttötapojen perusteella.

Voiko työpaikka-analytiikka auttaa maksimoimaan työpaikan ROI:n?

Työpaikan ROI:lla tarkoitetaan yleensä arvoa, jonka organisaatiot saavat toimistotiloista, teknologiasta ja muista työpaikkainvestoinneista. Täysi tuotto saadaan kuitenkin myös ihmisiin kohdistuvista vaikutuksista: työntekijöiden hyvinvointiin, tuottavuuteen, sitoutumiseen ja kulttuuriin.

ROI:n maksimoimisessa on kyse kustannussäästöistä ja kiinteistöjen optimoinnista, mutta kyse on myös tehokkuuden tasapainottamisesta ja sellaisten tilojen luomisesta, jotka auttavat ihmisiä tekemään työnsä parhaiten.

Vaikka työpaikkatiedot eivät voi suoraan mitata tuottavuutta tai hyvinvointia, ne antavat selkeän kuvan siitä, miten ihmiset ovat vuorovaikutuksessa työpaikan kanssa, ja paljastavat mahdollisuuksia parantaa kokemuksia, vahvistaa kulttuuria ja maksimoida investointien laajempi ROI.