Työtilakokemusalustaan investoiminen vahvistaa henkilöstöäsi

Toimitilapäällikkö: Vierailijoiden ja työntekijöiden työtilakokemuksen parantaminen

Toimitilapäälliköiden tehtävänä on usein huolehtia vieraiden vastaanottamisesta sekä varmistaa, että vierailu sujuu mahdollisimman mutkattomasti. Et varmasti halua pitää vieraita odottamassa vastaanotossa tai pyytää heitä täyttämään loputtomia lomakkeita ennen kuin he pääsevät tiloihin.

Käytä RICOH Spaces -alustaa poistamaan vierailuprosessin turhat kitkatekijät. Voit suunnitella koko vierailun alustan kautta: lähettää kutsut ja kyselyt, joissa varmistetaan esimerkiksi vieraan esteettömyys-, pysäköinti- ja ruokavaliotarpeet, sekä toimittaa sähköiset lomakkeet tai salassapitosopimukset allekirjoitettavaksi etukäteen. Vieraan vastausten perusteella voit varata tarvittavat tilat, pyytää lisää AV-laitteita, tilata tarjoilut ja varata pysäköinti- tai pyöräpaikan.

Kun vieraat saapuvat paikalle, he voivat syöttää PIN-koodin digitaaliseen paneeliin, joka tulostaa kulkuluvan ja ilmoittaa sinulle automaattisesti vieraan saapumisesta. Prosessi on nopea ja helppo, vähentää odotusaikaa vastaanotossa ja varmistaa, että vieraat saavat heti positiivisen ensivaikutelman organisaatiostasi.

Toimitilapäälliköt voivat hyödyntää RICOH Spaces -alustan työympäristöanalytiikkaa päivittäisessä työssään. Ympäristöanturit seuraavat valaistusta, melutasoa, lämpötilaa, kosteutta ja ilmanpainetta, ja mahdollistavat lämmitys-, ilmanvaihto- ja valaistusjärjestelmien jatkuvan säätämisen työntekijöiden viihtyvyyden ja hyvinvoinnin parantamiseksi. Myös reaaliaikainen tilojen käyttöasteen seuranta tukee varautumista hätätilanteisiin, joissa tilat on tyhjennettävä nopeasti.

HR: Ketterän, tuottavan ja yhteistyöhön kannustavan hybridityön tukeminen

Analytiikkanäkymät tarjoavat HR-tiimillesi mahdollisuuden seurata hybridityökäytäntöjen toimivuutta. Näet esimerkiksi, milloin ja kuinka usein työntekijät käyvät toimistolla, ja voit tehdä päätöksiä yhteisöllisyyden ja yrityskulttuurin vahvistamiseksi. Jos toimistokäyntejä on harvoin, voit järjestää yhteisiä tapahtumia yhteistyön tukemiseksi. Lisäksi voit helpottaa esteettömyyttä merkitsemällä alustalle tilat, joissa on pyörätuolille soveltuva pääsy ja esteettömiä istuimia. 

RICOH Spaces voi myös tukea rekrytointia ja Talent Management työtäsi. Kun tarjoat työntekijöille ketteriä ja helppokäyttöisiä ratkaisuja, organisaatiosi profiloituu edelläkävijäksi – ja houkuttelee osaavia työntekijöitä, erityisesti nuoria diginatiiveja.

Uncodedin työtila-asiantuntijat Uncoded otti hiljattain käyttöön RICOH Spaces -alustan Lontoon toimistollaan. Yrityksen liiketoimintajohtaja kommentoi ratkaisua näin: "Kun kasvumme jatkuu, meille on tärkeää tarjota työntekijöillemme huippuluokan digitaalisia työkaluja – se auttaa meitä houkuttelemaan ja sitouttamaan parhaita osaajia."

Operatiivinen tiimi: Tehokasta työtilojen hallintaa

RICOH Spaces helpottaa myös tilojen hallinnasta vastaavien tiimien arkea. Kaikki tilavaraukset hoituvat keskitetysti yhden alustan kautta – työntekijät voivat kirjautua sisään selaimella tai sovelluksella ja varata työpisteitä, neuvotteluhuoneita, yhteistyötiloja, lokerikkoja, pysäköintipaikkoja, pyörätelineitä ja paljon muuta. He voivat suunnitella koko työpäivänsä jo ennen kotoa lähtöä, eikä aikaa kulu sopivan tilan etsimiseen paikan päällä. Evelyn Partners Yritys käyttää alustaa hallinnoidakseen yli 1 150 työpistettä ja 125 pyöräpaikkaa.

RICOH Spaces antaa tiloista vastaaville tiimeille ennennäkemätöntä ketteryyttä työtilojen hallintaan. Reaaliaikaisen tilankäyttödatan avulla he voivat seurata, miten työntekijät käyttävät tiloja ja onko tilaratkaisuja tarpeen uudistaa ja optimoida. Jos esimerkiksi havaitaan, että työntekijät suosivat toimistolla ryhmätyöskentelyä ja ideointisessioita yksilötyöskentelyn sijaan, voidaan yhteistyötiloja ja neuvotteluhuoneita lisätä tarpeen mukaan.

Talousosasto: Kiinteistö- ja energiakustannusten vähentäminen

RICOH Spaces -alustan avulla talousosasto voi seurata toimistojen pitkäaikaisia käyttötrendejä ja varmistaa, että investointi tuottaa tulosta sekä työntekijöiden hyvinvoinnin että tilankäytön näkökulmasta. Näiden oivallusten avulla voidaan tehdä älykkäitä, dataan pohjautuvia päätöksiä kiinteistöjen käytöstä. Näin on mahdollista vapauttaa tilaa kasvokkain tapahtuvalle yhteistyölle, lisätä kohtaamispaikkoja tai vähentää neuvotteluhuoneiden määrää henkilöstön tarpeiden mukaan. 

Esimerkiksi kun suuri lentoyhtiö easyJetotti käyttöönsä RICOH Spaces -alustan tukeakseen hybridityöstrategiaansa, he huomasivat pian, etteivät enää tarvinneet yhtä paljon toimitilaa pääkonttorillaan. Samalla he pystyivät parantamaan tiimiensä tuottavuutta ja yhteistyötä.

Lisäksi energiasensoreiden integrointi RICOH Spaces -alustaan tarjoaa talousosastolle tarkkaa tietoa toimiston sähkönkulutuksesta ja kustannuksista. Tiedot auttavat tunnistamaan mahdollisuudet pienentää energiakustannuksia ja ottaa käyttöön ympäristöystävällisempiä käytäntöjä, esimerkiksi IT-laitteiden sammuttaminen työpäivän päätteeksi tai eristysten lisääminen lämmönhukan vähentämiseksi.