Henkilökunta luotti kalentereihin ja henkilökohtaisiin avustajiin kokoustilavarauksissa, joissa oli usein päällekkäisiä varauksia, mikä taas aiheutti työntekijöiden turhautumista. Vodafone etsi pilvipohjaista järjestelmää, jota olisi helppo päivittää ja josta saisi tietoa miten toimistoa ja sen kokoustiloja käytettiin. He tarvitsivat ensisijaisesti mobiililaitteella käytettävän järjestelmän tukemaan Vodafonen tavoitetta työntekijöiden joustavampaan työskentelyyn.
Ricoh ja Condeco tekivät yhteistyötä Vodafonen kanssa saumattoman ratkaisun toteuttamiseksi. Kokoushuoneiden varausohjelmiston avulla Vodafone voi nyt hallita varauksia yhden työkalun kautta, joka integroituu Vodafonen käyttämään MS Outlook -järjestelmään. Vodafonen tavoite on olla mahdollisimman mobiili ja ketterä, joten haluttiin sovellus, jonka avulla työntekijät voivat varata kokoustiloja mobiilisti ja joka tekee joustavasta työskentelystä paljon yksinkertaisempaa. Kokoushuoneen varausnäyttö on nyt asennettu jokaisen kokoustilan ulkopuolelle, jolloin kaikki voivat nähdä kunkin tilan saatavuuden ja kapasiteetin. Yhteensä sataviisikymmentä varausnäyttöä vahvistavat Vodafonelle tärkeäksi määriteltyä ketterää toimintatapaa. Samalla voidaan varmistaa, että kokoustilojen käyttöä priorisoidaan oikeisiin kokoustarpeisiin.
“Digitaalinen lähestymistapa on saanut työntekijät käyttäytymään paremmin, ja siten kokoustilojen saatavuus on korkeampi.”
Mirna Gelleni, Senior Workplace Strategist, Vodafone
