Mitä prosesseja voit digitalisoida yrityksessäsi?
Monille yrityksille, joilla on vakiintuneet työ- ja toimintatavat, digitalisointi voi tuntua asialta, jonka lopullista tavoitetta saattaa olla vaikea ymmärtää. Mitä käytännössä tarkoittaa se että yksinkertaisien prosessien digitalisoinnilla saadaan vapautettuja resursseja tuottamattomasta työstä ja vapautuneet resurssit voidaan kohdentaa entistä paremmin? Digitalisoinnin päätavoite on prosessien optimointi liiketoimintaympäristössä. Liiketoiminnan tehostamisen kannalta digitalisointi on välttämätöntä. Digitalisointi tekee prosesseista taloudellisempia, tehokkaampia ja lopulta avoimempia. Monissa prosesseissa ei digitalisoinnin jälkeen ole väliä, teetkö kymmeniä vai satoja työsuoritteita. Kun työskentelet fiksulla tavalla, kaikki on mahdollista.
Mitkä osa-alueet liiketoiminnan prosesseissa tulisi digitalisoida ensin?
Perussääntö prosessien optimoimiseksi digitalisoinnin avulla on se, että ajattelet aina ensin asiakasta. Tämä ei tietenkään tarkoita, että sisäiset prosessit tehdään vasta myöhemmin tai jätetään kokonaan tekemättä. Digitalisoinnin hyödyt tulevat kuitenkin nopeimmin esille, kun aloitat asiakkaidesi kontaktipisteiden optimoinnista.
Heti kun tieto hyvin informoidusta myyntitiimistäsi, jolla on nopea pääsy sekä palveluiden että tuotteiden hallintaan, alkaa levitä voit lisätä panoksia yrityksesi markkinointiin. Hyvin toimiva ja oikeilla työkaluilla varustettu myyntitiimi hyödyttää sekä maineesi kasvattamista että päivittäisistä liiketoimintaasi.
Konkreettinen esimerkki sujuvammasta prosessista on asiakkuuksien hallinta. Kun asiakkaat ilmoittavat ongelmasta tai esittävät kysymyksen, olemassa olevaa dataa ei tarvitse etsiä manuaalisesti eikä asiakkaan tarvitse odottaa että soitatte takaisin. Digitalisoitujen prosessien ansiosta kaikilla avainryhmän jäsenillä on välitön pääsy tietoihin. Tästä on hyötyä myös, jos otat yhden askeleen pidemmälle digitalisoinnissa ja käytät chatbotteja tai automaattisia vastauksia esimerkiksi messenger-markkinoinnissa.
Digitalisaatio taustaprosessin hallinnassa
Taustaprosessien digitalisoinnissa kannattaa erityisesti miettiä kirjanpitoa, projektinhallintaa sekä henkilöstöhallintoa. Näissä asioissa yrityksesi voi säästää arvokkaita resursseja ja käyttää vähemmän työtunteja, saavuttaen silti aiempaa parempia tuloksia. Taustaprosessien digitalisointi ei palvele vain suuria yrityksiä ja pienemmätkin yritykset voivat yksinkertaistaa taloushallintoaan ja laskustustaan kirjanpito-ohjelmiston kautta. Tämä toimii yhtä helposti niin pienissä kuin keskisuurissa yrityksissä sekä itsenäisillä ammatinharjoittajilla.
Projektien ja töiden organisoinnissa apunasi ovat tiimipohjaiset työkalut, jotka jakavat työtehtävät oikeille henkilöille ja helpottavat tiimien sisäistä viestintää. Se tekee jokaisen työntekijän työnteosta hieman helpompaa - ikävä ja runsaasti aikaa vievä sähköpostin välillä kommunikointi on menneen maailma työtapa. Tiimipohjaisten työkalujen käyttöä ei tarvitse rajoittaa pelkästään tiimien sisäiseen työhön ja niitä voidaankin hyödyntää myös isompien kokonaisuuksien hallinnassa. Näillä työkaluilla voidaan tarpeen mukaan optimoida esimerkiksi töiden jakautuminen koko yrityksen sisällä.
Tiedostojenhallintaohjelmat ovat jokaisen käyttäjän digitaalinen muisti, ja niitä voidaan hyödyntää – toisin kuin käsinkirjoitettuja muistiinpanoja - etsittäessä olennaisia tietoja avainsanoja käyttämällä. Lisäksi digitaaliset muistiinpanot voidaan jakaa helposti eri käyttäjien kesken, mikä parantaa ja helpottaa tiimien sisäistä viestintää.
Skaalautuvat ratkaisut ovat erityisen tärkeitä verkkokaupoille. Niiden avulla saat nopeasti yleiskatsauksen verkkokaupan tärkeimmistä toiminnoista ja samalla pystyt hallitsemaan verkkokauppasi sisältämiä tarjouksia hyvin pienellä vaivalla. Usein tämä onnistuu myös ilman itse ylläpidettyä verkkosivustoa.
Oikeat työkalut oikeisiin töihin
Koska prosessin digitoinnissa käytettävien työkalujen vaikutus on suuri, kannattaa tutkia huolellisesti, mitkä työkalut ovat yrityksellesi eniten hyödyksi. Eri yritysten vaatimukset vaihtelevat suuresti, joten on entistä tärkeämpää löytää juuri sinulle räätälöity ratkaisu. Hyvä esimerkki tästä on osittain tai kokonaan pilvipohjaiset ohjelmistot.
Erityisesti monet pienemmät ja aloittelevat yritykset haluavat työskennellä pilviratkaisujen kanssa niiden hyvän skaalautuvuuden ansiosta. Lisäksi näissä palveluissa käyttäjä maksaa vain tarvitsemastaan datakapasiteetista. Jos myös prosessit ulkoistetaan pilvipalveluun, erillistä IT-osastoa ei useinkaan tarvita. Tämä on tietysti aina tehokkaampaa, mikäli yritykselläsi ei vielä ole omaa IT-infrastruktuuria. Jos taas työskentelet erittäin arkaluonteisten asiakastietojen kanssa tai sinulla on jo kokenut IT-osasto, pilvipalvelut eivät välttämättä ole sinulle ihanteellinen ratkaisu, eivätkä alhaisemmasta hinnasta huolimatta ole ensisijainen valinta prosessien digitalisointia suunniteltaessa.
Sinun tulisi kuitenkin ehdottomasti kiinnittää huomiota liikkuvuuteen ja joustavuuteen. Etätöiden myötä kotona ja mökeillä työskentely ovat lisääntyneet erityisen paljon vuonna 2020, mutta kunnianhimoiset yritykset ovat jo vuosien ajan pyrkineet tekemään prosesseistaan dynaamisempia ja vapauttamaan ne toimiston tietokoneista. Myös hintavertailu kannattaa, sillä digitalisoinnin menestys riippuu sen tehokkuudesta.
Digitalisoidut prosessit eivät vain anna yrityksellesi mahdollisuutta säästää kuluissa, vaan ne ovat myös monissa tapauksissa edullisia juuri skaalautuvuutensa vuoksi. Olipa kyseessä palvelumalli tai lisenssi, maksat monista työkaluista työasemakohtaisesti. Pk-yrityksenä olet usein etulyöntiasemassa, jossa voit käyttää ammattimaisia ohjelmistoja edulliseen hintaan.
Asiakirjat tulisi aina tallentaa digitaalisesti mappeihin lajittelemisen sijasta.
Prosessien digitalisointi tarkoittaa hyötyä digitaalisesta muutoksesta
Yrityksesi voi hyödyntää digitoinnin mahdollisuuksia monin eri tavoin. Asiakashallinnan, kirjanpidon ja organisoinnin avulla löydät vakiintuneet digitoinnin alueet, joista saa hyötyjä erityisen nopeasti. Prosessien digitalisoinnin tehokkuuden salaisuus jopa pienemmille yrityksille piilee sen tarjoamassa mahdollisuudessa nousta samalle pelikentälle kilpailijoidesi kanssa. Skaalautuvilla ratkaisuilla toteutettu digitalisaatio tuo yrityksesi samalle viivalle maailmanlaajuisesti toimivien yritysten kanssa tarjoten samalla yrityksellesi mahdollisuuden nopeaan kasvuun. Digitaaliset prosessit ovat avain nopeampaan ja tehokkaampaan toimintaan ja samalla ne ovat ratkaisevia asemassa myös asiakas- ja työntekijäystävällisemmässä tavassa tehdä liiketoimintaa.
Lue lisää aiheesta ilmaisesta e-kirjastamme "Paperless in just 90 days" Esittelemme sinulle askel askeleelta, miten digitaalinen työ otetaan käyttöön toimistossasi. Lataa e-kirja (PDF) >