Monilla pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on tällä hetkellä ongelma, että tarvitaan digitaalisia ratkaisuja, mutta digitointi omassa yrityksessä ei ole vielä niin edistyksellistä. Sen sijaan, että yrittäisivät vain kokeilla erilaisia ​​ratkaisuja ja lähestymistapoja onnella, yritysten tulisi suunnitella oma digitointi oikein. Halutut tavoitteet voidaan saavuttaa luotettavasti vain hyvin harkitulla ja ammattimaisella suunnittelulla ja toteutuksella.

Digitalisoinnin puute johtaa yrityksissä muun muassa hitaisiin prosesseihin ja huonosti perusteltuihin päätöksiin. Edellä mainitut asiat aiheuttavat suoraan yrityksien kilpailukykyyn vaikuttavia taloudellisia ongelmia. Näistä syistä monet yritykset pyrkivät edistämään digitalisointia, mutta eivät usein toteuta sitä. 

Digitaalistrategian on sovittava yrityksen liiketoimintaan, prosesseihin ja usein myös teollisuuteen, mikä on monille yrityksille suurin digitointia hidastava asia. Digitaalisten toimien onnistuminen on kyseenalaista ilman digitaalistrategiaa, jossa otetaan huomioon myös tulevaisuuden tarpeet. Siksi on tärkeää löytää yrityksesi sisältä oikeat henkilöt jotka osaavat auttaa strategian kehittämisessä ja strategian oikeanlaisen toteutuksen suunnittelussa. Suunnittelussa on otettava huomioon monia tekijöitä, joista jotkin saattavat jäädä kokemattomalta tekijältä huomioimatta.

Digitaalisen strategian asianmukainen suunnittelu vaatii kokemusta ja erikoisosaamista. Ei ole olemassa yhtä oikeaa strategiaa, jota voidaan yksinkertaisesti soveltaa jokaiseen yritykseen. Päinvastoin, on äärimmäisen tärkeää, että digitaalistrategia kehitetään ja räätälöidään jokaiselle yritykselle yksilöllisesti. Näin toimimalla mahdollistetaan mahdollisimman suuren edun luominen. 

Tämä tarkoittaa, että sinun on ensin saatava yleiskatsaus yrityksesi nykytilasta, jotta ymmärrät tämänhetkiset sisäiset toimintatavat ja prosessit. Samalla sinulla tulee olla selkeä kuva kuinka tällä hetkellä toimitte liikekumppaneiden ja tavarantoimittajien kanssa. Loppujen lopuksi digitaalisen strategian tarkoitus ei ole toimia pelkästään sisäisten prosessien kannalta, vaan sen on mahdollisuuksien mukaan toimittava myös ulkopuolisten tahojen kanssa. Tai toisin sanoen: Mikä järki on valita esimerkiksi ohjelmisto, joka kattaa kaikki sisäiset vaatimukset, mutta joka ei tarjoa käyttöliittymän yhteensopivuutta toimittajien kanssa, eikä siten tuo parannusta ja tehokkuutta nykyisiin toimintatapoihin?

Jos haluat toteuttaa digitaalisen strategian oikein, on aloitettava keskeisimmästä kohdasta. Tämä kohta on asiakirjojen hallintaa. Oikealla työkalulla voidaan saavuttaa valtavia parannuksia etenkin dokumentoinnin ja hallinnon tehtävissä.

Nykyaikainen asiakirjahallinta estää tietojen pakkautumisen yhteen paikkaan sekä tietojen kerääntymisen vain yksittäisille osastoille. Näiden sijasta nykyaikainen asiakirjojen hallinta tuo kaikki asiaankuuluvat tiedot oikeiden henkilöiden sekä koko yrityksen saataville. Tämä tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että kaikki asiaankuuluvat tiedot on koottava asiakirja- ja tiedonhallintajärjestelmään. 

Yllä mainituista syistä on erityisen tärkeää, että tämä kokonaisuuden osa suunnitellaan ensin, jotta kaikki muut digitalisointialueet voidaan mukauttaa valittuun ratkaisuun. Asiakirjojen hallinta muodostaa niin sanotun yrityksen digitalisoinnin selkärangan, kun taas kaikki muut ohjelmat ja ratkaisut edustavat sitä tukevia osia.

Miksi asiakirjojen hallinta on niin tärkeää? Koska päätökset on nykypäivän liike-elämässä tehtävä usein nopeasti. Tämä tarkoittaa, että kaikkien päätöksentekijöiden kannalta tärkeän tiedon on oltava nopeasti saatavilla. Taistelu mappien ja paperipinojen kanssa ei ole tarkoituksenmukaista, nopeaa eikä tätä päivää. Oman henkilöstön työajan käyttö tietojen etsintään ei myöskään ole yrityksen kannalta optimaalista resurssien hyödyntämistä, sillä etsintään käytettävä aika on pois henkilöstön ydinosaamisen hyödyntämisestä.

Jos digitaalinen strategia perustuu alusta alkaen hyvään asiakirjojen hallintaan, sähköpostit, tiedostot, muistiot ja kaikki muut asiaankuuluvat tiedot löytyvät helposti. Hyvin hallituista asiakirjoista voidaan hakea halutut tiedot käyttämällä etsimiseen tunnisteita, päivämääriä, ​​nimiä tai muuta tiedossa olevaa sisältöä.

Ovatpa kyseessä myynnin luvut, asiakastiedot tai tämänhetkiset tuotantoluvut, kaikki tiedot ovat saatavilla digitoidussa yrityksessä mahdollisimman nopeasti. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että liiketoimintapäätöksiä voidaan tehdä päivittäin päivittyvän tietokannan pohjalta, mikä lisää merkittävästi ketteryyttä ja tarkoittaa pitkäkestoisen johtoaseman saavuttamista kilpailussa.

Suunnittelusta toteutukseen on usein pitkä matka. Varsinkin jos yritys on toistaiseksi käsitellyt digitointia ja siihen liittyviä mahdollisuuksia vain harvoin. 

Tieto siitä, miten digitaalistrategia voidaan toteuttaa oikein on oppimista vaativa prosessi. Pelkkä asianmukaisten ohjelmistoratkaisujen asentaminen ei riitä, sillä työntekijät on koulutettava ja menettelytapoja sekä prosesseja on mukautettava. Useimmissa tapauksissa on suositeltavaa hankkia ulkopuolista ammattitaitoista apua suunnittelun lisäksi myös toteutukseen. 

Hyvällä suunnittelulla ja siihen liittyvällä toteutuksella uudet ratkaisut voidaan toteuttaa oikein ja toteuttaa jokapäiväisessä elämässä nopeammin ja helpommin. Ja mitä paremmin toteutus onnistuu alusta alkaen, sitä suuremmat välittömät taloudelliset hyödyt ovat.