Kun organisaatiot tavoittelevat digitaalista toimintamallia, monet niistä päättävät aluksi vähentää tiedonhaun kaaosta lyhyellä tähtäimellä. Fyysisten asiakirjojen tallennuksen lisäksi tai sen sijaan käytetään asiakirjaskanneria. Esimerkiksi kuitit skannataan ja niitä säilytetään digitaalisessa muodossa kymmenen vuotta, jolloin niiden lämpöpaperiversiot ovat jo kauan sitten haalistuneet. 

Sijainnista ja toimialasta riippuen toiminnallisuuden, tehokkuuden ja lainmukaisuuden on täytettävä tietyt kriteerit. On myös varmistettava, että asiakirjoja ei pelkästään digitalisoida skannaamalla, vaan ne myös indeksoidaan, jotta niitä voidaan etsiä ja hakea. Siksi jokainen tekstirivi on digitalisoitava, jotta kaikki tiedot ovat saatavilla yhdellä nopealla haulla. 

Ratkaisun tähän kaikkeen voivat tarjota asiakirjahallintajärjestelmät (DMS), jotka mahdollistavat kaiken mahdollisen tiedon digitaalisen arkistoinnin. Ne myös tukevat saapuvien asiakirjojen, laskujen tai lähetysluetteloiden skannausta. Näin kaikki tarvittavat tiedostosi ovat yhdessä digitaalisessa paikassa, ja voit vaihtaa tallennuksen pilveen tai omaan palvelinarkkitehtuuriisi. 

Tuloksena on parempi työnkulku, sillä valtuutetuilla työntekijöillä on pääsy kaikkiin tarvittaviin tietoihin sijainnista tai laitteesta riippumatta. Lisäksi tärkeimpiä asiakirjoja voidaan suojata helpommin valtuuttamattomalta käytöltä, koska digitaalinen pääsy voidaan liittää salasanoihin, käyttäjätunnuksiin ja IP-osoitteisiin. VPN-järjestelmien ansiosta tiedostoja voidaan käyttää liikkeellä ollessa tai etätöissä yhtä turvallisesti kuin toimistolla. 

Voit myös varmistaa sopimusten laillisuuden DMS-järjestelmässä sähköisellä allekirjoituksella.