Kuinka automaatio vapauttaa luovuutta työpaikalla

Tekoälychatbottien ja yhä kehittyneemmän robottiteknologian ansiosta ihmiset yhdistävät automaation usein työpaikkojen ja kodin lähitulevaisuuteen.

Vaikka teknologian edistysaskeleet ovat huomattavia, automaatiota saatetaan mainostaa liiankin ylivoimaiseksi. Todellisuudessa automaatio onkin useimpien organisaatioiden digitaalisen kehityksen takana, kun ne pyrkivät muuttamaan toimintaansa. Mitä tulee digitaaliseen muutokseen, kaikenkokoisten yritysten menestys on ollut vaihtelevaa ja ne ovat muutosmatkansa eri vaiheissa.

Nyt tuottavuuden hupeneminen ja taloudelliset paineet lisäävät kiinnostusta liiketoimintaprosessien automatisointiin, kun organisaatiot pyrkivät optimoimaan budjetteja, sujuvoittamaan työnkulkuja ja tehostamaan organisaatioidensa suorituskykyä.

Ricoh Europen tuoreessa tutkimuksessa havaittiin, että digitaalinen muutos voisi lisätä EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan BKT:tä 3,4 % seuraavien viiden vuoden aikana, mikä vastaa 622 miljardin euron kasvua. Se on houkutteleva tuottavuuden lisäys aikana, jolloin monet yritykset kohtaavat taantuvia talouslukuja ja resurssien leikkauksia. 

Ylivoimaisen suuri osa työntekijöistä kannattaa automaatiota, sillä 69 % on valmiita ottamaan käyttöön automaatiotyökalut järjestelmänvalvojan työn helpottamiseksi ja tylsien rutiinitehtävien vähentämiseksi. On kuitenkin elintärkeää, että yritykset ottavat työntekijät mukaan digitalisaatiomatkalle, sillä se auttaa lievittämään "robottivallankaappauksen" pelkoja ja osoittamaan automaation tuomat hyödyt. 

Miten yritykset voivat parhaiten kertoa automaation merkityksestä ja työnkulkutyökalujen ja prosessiautomaation välisistä eroista ja miten varmistetaan, että työntekijät pysyvät päätöksenteon keskipisteessä?

Työpaikan toiminnan tehostaminen

Näennäisen nopeassa maailmassamme manuaaliset prosessit ovat hyvin negatiivinen asia asiakkaille ja työntekijöille. Ihmisten manuaalinen asiakirjojen käsittely aiheuttaa tarpeettomia viiveitä ja virheitä. Kirjanpitotiimien on esimerkiksi raportoitu luokittelevan väärin yhden 20 laskusta, kun asioita tehdään manuaalisesti. Asiakkaat odottavat täydellistä ja nopeaa palvelua, ja digitaalisista tapahtumista tulee ennemminkin vähimmäisodotus kuin lisäetu. Prosessien standardointi automatisoimalla parantaa asiakaspalvelua nopeuttamalla vastausaikaa, pienentämällä virhemarginaalia ja nostamalla työn laatua. 

Samaan aikaan työntekijät kaipaavat automaatiota, jotta he voivat keskittyä innostavampaan, innovaatioita edistävään työhön. Paperipohjaisten asiakirjojen käsittely vaatii aikaa ja kärsivällisyyttä, mikä on pois liiketoimintaa kehittäviltä luovilta projekteilta ja ongelmanratkaisulta.Tutkimuksemme osoitti, että 64 % eurooppalaisista työntekijöistä kokisi työnteon nautinnollisempana, jos heillä olisi enemmän aikaa luoviin tehtäviin. Työntekijöiden vapauttaminen raskaasta järjestelmänvalvojan taakasta ja tylsistä manuaalisista prosesseista vahvistaa sitoutumista ja lisää arvostuksen tunnetta.

Työpaikkakulttuurin vahvistamisen lisäksi automaatiolla on selkeitä tuottavuushyötyjä. Yrityksille manuaaliset prosessit merkitsevät korkeita työvoimakustannuksia ja alhaista lisäarvon tuottoa, fyysisiin asiakirjoihin liittyvistä vaatimustenmukaisuus- ja turvallisuushaasteista puhumattakaan. Resurssien optimoinnin ja asiakirjojen turvallisen säilytyksen ohella prosessiautomaatio tarjoaa myös ympäristöhyötyjä, koska yritykset käyttävät vähemmän paperia.

Työnkulku vs. prosessiautomaatio

Muutoksia tapahtuu usein eri paikoissa organisaatioissa. Joillakin osastoilla voi olla automatisoituja yksittäisiä prosesseja, kuten kuittien digitalisointi. Toiset ovat automatisoineet kokonaisia työnkulkuja, kuten koko henkilöstöhallinnon perehdytysprosessin. Ennen uuden teknologian käyttöönottoa prosessin digitoimiseksi IT-tiimien on ymmärrettävä ongelman pienetkin yksityiskohdat. Ratkaiseeko tietyn työnkulun automatisointi ongelman vai onko kyseessä laajempi liiketoimintaongelma, joka vaatii suuremman teknisen infrastruktuurin?

Työnkulkutyökalut automatisoivat yhden prosessin, joka alkaa yhdestä pisteestä ja päättyy toiseen, esimerkiksi HR-osaston käsitellessä työhakemuslomakkeita. Tuotteet kuten DocuWare mahdollistavat asiakirjojen työnkulun automatisoinnin, vähentävät paperikustannuksia ja tuovat liiketoimintaa hyödyntävät tiedot nopeammin käyttöön. Prosessiautomaatio toimii samanaikaisesti useissa työnkuluissa ja sisältää useita tietoja ja yhteyspisteitä. Otetaan esimerkiksi HR-osasto ja perehdytys. Se on monivaiheinen prosessi, joka sisältää asiakirjoja useista eri paikoista. Automaatioalustat, kuten Axon Ivyvähentävät kosketuspisteiden määrää koko prosessissa, mikä lisää toiminnan nopeutta ja tehokkuutta. 

Yhteistyö digitaalisen kumppanin kanssa auttaa organisaatioita tekemään tietoisia, strategisia muutospäätöksiä ja valitsemaan tarpeitaan vastaavat ratkaisut. Viisainta on valita kumppani, joka pystyy toimittamaan kaiken ja varmistamaan alustojen yhteen sovittamisen koko organisaatiossa.