Mahdollisuus järjestää välittömästi sekä kasvokkain tapahtuvaa että virtuaalista yhteistyötä on odotusarvo. Jopa aivan perusasiat voivat tarpeettomasti estää työntekijöitä palaamasta toimistolle, jos ne ovat liian monimutkaisia, vaikeasti saavutettavia tai eivät noudata hyvän käyttäjäkokemuksen periaatteita. Perusasioita ovat esimerkiksi seuraavat: työntekijät voivat varata tai perua työpöydän viime hetkellä, rekisteröidä autolle parkkipaikan apissa ja löytää perille toimistorakennuksessa.
Sanalla sanoen oikeaa teknologiaa tarvitaan, jotta työntekijät voivat tehdä työnsä nopeasti, tehokkaasti ja tuottavasti, missä he sitten ovatkin. Vastaavasti teknologian on oltava saavutettavissa kaikkialla, jotta kotona työskentelevät eivät ole heikommassa asemassa kuin toimistolla työskentelevät.
Yritysten on ennen kaikkea lakattava pitämästä digitalisaatiota itseisarvona. Jos jokin prosessi ei toimi, se ei toimi digitaalisenakaan. Ensisijaisesti tulisi aina keskittyä varmistamaan, että parannukset ovat työntekijälähtöisiä. Työntekijät turhautuvat nopeasti, jos heidän on varattava työpöytä yhdellä apilla, huone toisella ja rekisteröitävä vieras kolmannella.
Tämän sijaan IT-vastaavien on löydettävä ratkaisuja, jotka tarjoavat ketteryyttä priorisoivan saumattoman työskentelykokemuksen. Esimerkiksi aidosti verkottuneet työskentelyä parantavat alustat, kuten RICOH Spaces, voivat tarjota työntekijöille kattavan työkalupaketin, joka tukee työpöytä- ja vierailunhallintaa sekä huoltopyyntöjä yhden mobiilisovelluksen kautta. Nämä teknologiat tuovat työtilan työntekijöiden hyppysiin ja tekevät toimistoon siirtymisestä saumatonta.
