Ricoh Europen aiemmat asiakirjojen hallintaprosessit olivat saavuttamassa rajansa. Yksittäiset maat käyttivät omia paikallisia arkistointijärjestelmiään, mikä johti usein asiakirjojen hajaantumiseen useille tiedostopalvelimille. Joidenkin liiketoiminta-alueiden dokumentinhallinta perustui myös paperiarkistoihin.
DocuWaren avulla Ricoh Europe on onnistuneesti muuttanut asiakirjojen hallintastrategiaansa. Yhtiö käyttää ratkaisua arkistoidakseen yli 113 miljoonaa asiakirjaa ja hallitakseen yli 850 000 uutta skannattua, järjestelmien luomaa ja digitaalisesti vastaanotettua asiakirjaa joka kuukausi.
Ratkaisun ansiosta Ricoh Europe on poistanut monia paperipohjaisia prosesseja ja nopeuttanut asiakirjojen hakua, ja järjestelmänvalvojat voivatkin nyt vastata nopeammin sisäisiin pyyntöihin ja asiakaskyselyihin. Koska asiakirjojen etsimiseen kuluu vähemmän aikaa, työntekijät voivat työskennellä tuottavammin. Keskitetyt arkistot vähentävät merkittävästi myös IT-hallinnan työtaakkaa ja kustannuksia.
DocuWare-ratkaisu auttaa myös Ricoh Europea kehittämään tehokkaampia asiakirjapohjaisia työnkulkuja.
"DocuWaren avulla olemme toteuttaneet tiukkoja kontrollitoimenpiteitä kulujemme yli. Noudatamme neljän silmän periaatetta, ja ostoanomukset on hyväksyttävä vähintään kahden henkilön toimesta."
Sven Janssen, tiiminvetäjä, asiakirjahallinto
